11 de Febrero de 2016

Sacarle todo el partido a la gestión de la agenda de tu jefe

Una de las tareas más importantes de una secretaria sigue siendo  en muchos casos, el planificar las visitas o las citas del jefe.

Para organizar la agenda de tu jefe es imprescindible conocerlo muy bien, es decir, debes saber cómo organiza su tiempo, cuando prefiere recibir a las visitas o entrevistas, etc. Si todavía desconoces esta faceta de tu superior, elabora una pequeña lista con preguntas y cuestiones que necesitas saber para organizarle su tiempo. Cuando lo sepas, programa sus citas y entrevistas de acuerdo a esos criterios que te ha marcado previamente. Con las nuevas tecnologías, y la nueva generación de directivos que se incorporan a las empresas, viene siendo cada vez más habitual que sean ellos quienes gestionen sus agendas, pero esto no implica que puedas desatender esta faceta, antes al contrario, tendréis que fijar el sistema que os permite estar conectados y coordinar la información de sus citas.

Algunos consejos 

  • Asegúrate de que tu jefe no tenga reuniones o almuerzos previos a una entrevista. ¿La razón? Éstos pueden alargarse más de la cuenta y en consecuencia solaparse con la cita que hayáis previsto para después de la reunión.
  • En las citas que tú programes explícale a tu jefe de la forma más sencilla y clara posible, toda la información precisa sobre el lugar, la hora, cómo puede llegar (transporte, itinerario, rutas alternativas, planos de ubicación, etc.)
  • Debes dejar unos minutos entre las visitas para no agobiar a tu jefe y darle un respiro, de esta forma preparar la siguiente entrevista o simplemente descansar. Si está prevista una entrevista de contenido difícil, las citas posteriores podrían verse afectadas en cuanto al tiempo, las fuerzas o el humor para afrontarlas.
  • Una cita que tiene hora fijada no debería demorarse demasiado en el tiempo.
  • A estas alturas ya sabes qué visitas no pasar a tu jefe y delegar en otras personas, incluida tú misma si puedes dar la información requerida. Aquí deberás sacar a relucir tus dotes como Relaciones Públicas además, porque si has de ejercer una función de filtro, esto puede no ser bien visto por la persona que ha acudido a vosotros, y actuar con tacto y tu buen hacer serán fundamentales.

Para ser más eficiente: detalles que no se te pueden escapar

  • Recuerda a tu jefe la hora, el lugar, el nombre y cargo de la persona con la que está citado y cuál es el objeto de la reunión y entrégale un dossier  con los documentos estrictamente necesarios.
  • Comunica a recepción que se esperan visitas, e indícales el lugar o sala donde se llevará a cabo la reunión.
  • Revisa el despacho de tu jefe si se va a celebrar allí la reunión. Ten en cuenta aspectos que pueden pasar desapercibidos pero que son muy importantes, tales como la ventilación, orden, asientos (si habrá suficientes para todos). Revisa los diarios y/o revistas de la sala de espera. Comprueba que sean actuales.
  • Prepara todo el material para la reunión: lápices, bolígrafos, blocs, medios audiovisuales si son necesarios, etc.
  • Ten en cuenta otros accesorios necesarios:  agua, caramelos, documentación a entregar (documentos, dossieres, carpetas, contratos, impresos…)

Tu jefe anula una visita. ¿Qué pasos has de seguir?

Intenta avisar lo antes posible, para evitar desplazamientos innecesarios, y posterior redistribución de horarios…

Da explicaciones convincentes sobre la anulación de la cita y fija una nueva cita definitiva. Intenta no anular de nuevo la cita, ya que las explicaciones convincentes se acaban. Pero si has anulado una segunda cita por 2ª vez, sé más flexible sobre el lugar y hora de la nueva cita.

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