19 de Septiembre de 2016

Barreras de la comunicación

Para una secretaria, la comunicación es esencial. Eres consciente de que, en este proceso de transmisión de un mensaje a otra persona, se transmite una actitud y una conducta que te definen.

En algunas ocasiones, seguro que sin darte cuenta, utilizas lo que se puede denominar “malas costumbres oratorias”, que hacen que los demás subestimen lo que están diciendo. Aquí te planteamos algunos ejemplos que te pueden ayudar a darte cuenta de las barreras que, inconscientemente, estás poniendo en tu forma de comunicar:

  1. Falta de concreción: No son pocas las ocasiones en que hemos oído a alguien expresar sus ideas divagando sin cesar y hemos tenido la tentación de decirle que “vaya al grano”. Esto sucede cuando la persona no se ha tomado el tiempo suficiente para aclarar sus ideas antes de comunicarlas. Sabiendo esto es importante tomarse un tiempo para poner por escrito las ideas que queremos transmitir.
  2. Falta de orden verbal: Es la utilización de comodines tan usuales como “uh”, “ah”, “ya sabes”, “como”, “quiero decir”, “es como”. En realidad tienen muy poco sentido. Normalmente utilizamos este tipo de comodines cuando estamos elaborando la siguiente idea y eso nos dificulta poder estar en el aquí y ahora, en cada momento. Es mejor hacer una pausa para poder situar la siguiente idea que se quiere expresar.
  3. Palabras mal empleadas: Aunque en todo el proceso de comunicación las palabras sólo representan el 7% de lo que transmitimos, porque un 58% pertenece a la comunicación no verbal y un 35% a la comunicación paraverbal; a pesar de esto, los otros esperan que las palabras que utilicemos sean precisas.  Las palabras mal empleadas pueden dar lugar a malas interpretaciones, si tienes dudas sobre la utilización de algún término omítelo o consulta en un diccionario su significado.
  4. Palabras negativas: Si quieres ser una buena comunicadora evita, en todo lo posible, utilizar expresiones como “no sé”, “no puedo”, “no creo que pueda”, etc. Hablar en afirmativo ayuda a proyectar una imagen de responsabilidad y mostrar una actitud participativa. Como secretaria aunque a veces sientas que no eres capaz de llevar a cabo una tarea, es muy importante tratar de hacerla, intentarlo te hará sentir mucho mejor que retirarte de antemano.¿Cuál de las siguientes expresiones te parece más profesional?
    “No puedo tener este informe preparado hasta mañana por la mañana”
    “Mañana a primera hora tendré el informe preparado”
    No hay duda de cuál muestra una actitud más profesional.
  5. Palabras de auto-desprecio: Analiza si en alguna ocasión te has expresado de la siguiente manera: “no soy experta en ventas, pero tengo una idea que quizás pueda servir de alguna cosa”, aunque expresarnos así muestre nuestra humildad, en el mundo de los negocios es mucho más efectivo ser asertivo y presentar las ideas de una forma más directa, por ejemplo “Tengo una sugerencia”. Es importante ser capaz de expresar una idea o sugerencia y defenderla hasta el final, pero siendo capaz de renunciar a ella cuando la idea de otro sea mucho más práctica o efectiva.
  6. Expresiones sumisas: Una pregunta de coletilla al final de una idea, como por ejemplo “creo que la idea no esta mal, ¿tú que crees?”, es un discurso sumiso. Si observamos nos damos cuenta que utilizamos este tipo de expresiones cuando convertimos en pregunta afirmaciones convencidas y, además, elevamos el tono de voz al final de la frase. Otra forma de expresarnos de forma sumisa es la utilización de frases como “especie de”, “es como sí”, “meramente”, “no… solamente”, por ejemplo: “es sólo mi opinión, pero creo que…”. La utilización de este tipo de coletillas causa la impresión de que estás poco segura de lo que estás diciendo y que necesitas la aprobación de los demás.
  7. Tono de voz monótono: El tono de voz, el ritmo, el volumen, son elementos básicos de la comunicación y  fácilmente producen desconexión en nuestro interlocutor. Para una secretaria es imprescindible el entusiasmo en su forma de comunicar.

Tener en cuenta estos consejos no hará que cambie radicalmente tu forma de comunicarte, pero recordarlos en momentos concretos te puede ser muy beneficioso para proyectar una imagen muy profesional.

 

 

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