14 de Enero de 2016

Cómo gestionar el tiempo

Si eres una secretaria que nada más empezar el día sientes que una montaña de tareas se te vienen encima y te agobias con el correo que acaba de llegar, los asuntos pendientes, las peticiones de tu jefe/a, las llamadas incesantes de teléfono, las visitas imprevistas y los problemas inesperados que necesitan una solución urgente, te planteamos algunos consejos que te pueden ser de utilidad a la hora de aprovechar bien tu tiempo.

  • Lo principal en el desarrollo del trabajo de una secretaria es que cree su propio plan de trabajo, ya sea diario, semanal o mensual, donde anote todas las tareas que ha realizado, así como el tiempo que ha empleado en cada una de ellas. De esta manera, cuando se haga una valoración global del aprovechamiento del tiempo, aparecerá el principal causante o causantes de las pérdidas de tiempo.
  • También es imprescindible conocer los propios límites, es decir, no querer hacer demasiadas cosas en un día. Para ello es muy útil realizar una lista de las cosas que se deben hacer y las que se cree que se deberían hacer, de esta manera será más fácil concentrarse en las que se deben hacer, aunque sólo compongan la lista dos o tres actividades. Lo básico es adquirir el hábito de trabajar en las cuestiones y actividades que son realmente importantes o urgentes.
  • Es básico hacer coincidir las tareas adecuadas con las horas adecuadas para realizarlas. Nos referimos a aquellas llamadas que sabemos que sólo podemos realizar en determinadas franjas horarias o aquellos trabajos que sabemos que requieren un largo espacio de tiempo. No debemos comenzarlos si sabemos que, en cinco minutos, el jefe/a nos necesitará para algún asunto. Aprovechemos estos pequeños espacios de tiempo para realizar tareas sencillas y de rápida ejecución. El trabajo más rutinario, como el archivo, puede dejarse para cuando las fuerzas decaen.

Un consejo muy útil para las secretarias es que no intenten recordarlo todo. No podemos confiar todo nuestro trabajo y responsabilidad a la memoria es muy importante apuntarlo todo, ya sea en el plan de trabajo diario, en la agenda o en el registro de actividades a desarrollar, porque es muy difícil y requiere mucho tiempo recordar las cosas importantes cuando se esta ocupado.

En cuanto a la planificación del trabajo con el jefe/a, es importante mantener un horario fijo y acordado con el jefe/a, para poder despachar los asuntos que se van a desarrollar a lo largo del día; normalmente se fija un pequeño periodo de tiempo a primera hora de la mañana, por que es cuando se supone que habrá mayor tranquilidad y no sonará tanto el teléfono. También es una buena idea establecer un pequeño periodo de tiempo antes del mediodía para poder concretar el trabajo del resto de la jornada, ya que es posible que durante la mañana se hayan presentado tareas imprevistas y urgentes que realizar. De todas maneras, un buen consejo es mantener siempre una visión clara de todo el conjunto de trabajo, sin dejarnos abrumar por la tarea que estamos realizando en un momento concreto.

A la hora de tomar una decisión sobre qué tarea es prioritaria, urgente, etc., es imprescindible que las preferencias no decidan la importancia real del asunto que se está llevando entre manos.

Para un máximo aprovechamiento del tiempo, la secretaria sabe que, como buena profesional, ha de eliminar de su horario de trabajo todas aquellas actividades que no estén directamente relacionadas con la empresa; nos referimos a aquellas actividades personales que en muchas ocasiones se solucionan desde el lugar de trabajo. No es eficaz dedicarse a mantener relaciones sociales durante las horas de trabajo, ni telefónicamente ni personalmente. Es muy profesional saber dónde esta el límite de este tipo de relaciones dentro de la empresa.

Un problema concreto con el que se enfrentan las secretarias, es el de las necesidades contradictorias a satisfacer. Todo el mundo les pide cosas, así que hay que ser muy sinceras a la hora de comprometerse a realizarlas satisfactoriamente. Ser capaz de decir “no puedo responsabilizarme de esto ahora”, demuestra que la secretaria es consciente de sus limitaciones y que desea realizar el trabajo lo mejor posible, manteniendo un nivel profesional elevado.

Saber gestionar el tiempo y planificar el trabajo diario es fundamental cuando el bien más preciado de una secretaria es su tiempo, y está expuesta a múltiples tareas e interrupciones. Si nunca has tenido formación para ayudarte a gestionar tu tiempo, quizás te interesa avanzar en este tema con nuestra jornada sobre gestión del tiempo:

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