20 de Octubre de 2017

Cómo llevar una conversación a buen término

Saber conversar no sólo reporta beneficios y satisface necesidades en la vida laboral, sino también en la personal. En una era donde la comunicación está omnipresente en todas las facetas de la vida de una persona, deberíamos prestar más atención a la forma en que interaccionamos con los demás. Y esto es válido no sólo para las personas sino también para las empresas y las organizaciones.

Para una secretaria es aún más crucial dominar el arte de conversar y comunicar. Es, o debería ser, en todo caso, una de sus herramientas de trabajo. Comunicar eficazmente pasa por escuchar con eficacia. El mejor conversador sabe lo importante que es escuchar al interlocutor. Sólo de esta manera podremos tomar conciencia de lo que intenta transmitirnos, elaborar un juicio correcto acerca de lo que se pretende y, por lo tanto, responder también con eficacia.

Comunicar no es hablar sino comprender lo que la otra persona quiere o desea y actuar en consecuencia. Ello nos lleva a una conclusión interesante: lo importante no es lo que uno diga, sino lo que los demás entienden. Cuando ambas premisas coinciden estamos comunicando de manera efectiva.
Una hábil conversadora debe saber hacer hablar. Sólo de esa manera recibirá las ideas, inquietudes o dudas de su interlocutor y podrá responder adecuadamente. Promover el diálogo nos puede aportar una información valiosísima, por ejemplo, a la hora de resolver una situación crítica: la reclamación de un cliente, el incumplimiento de un proveedor, una visita no concertada…

Para ello nada mejor que utilizar las preguntas abiertas. No nos habituemos a realizar preguntas que pueden contestarse con un sí o con un no, que nos dan muy poco o nada de información. Las preguntas abiertas (aquéllas que se inician con pronombres interrogativos: cómo, quién, dónde, cuándo…) nos darán la información que precisamos. Pero además de iniciar la conversación hemos de promoverla, para ello es muy importante no interrumpir a nuestro interlocutor, no formular una nueva pregunta antes de que haya contestado la anterior o no acabar sus frases dando por entendido una cosa.

¿Qué caracteriza a un buen comunicador?

  • Sabe escuchar: que no es lo mismo que oír. Escuchar implica comprender a la otra persona.
  • Cultiva el vocabulario: no se trata de ser grandilocuente en nuestras expresiones, sino enriquecerse culturalmente completando nuestro léxico, de forma que abarquemos distintos registros y podamos utilizarlos en función de con quién estamos hablando.
  • Tiene en cuenta las reglas de la comunicación oral: es decir, no emplea muletillas, utiliza las expresiones correctas, modula el tono de voz, controla sus gestos, etc.
  • Cuida su aspecto: una imagen vale más que mil palabras a la hora de presentarnos ante los demás, y es lógico que prestemos más atención a una persona cuya apariencia física nos sea agradable que a una que no.
  • No interrumpe ni presupone.
  • Domina el lenguaje: el verbal y el no verbal.

¿Cómo lograrlo?

  • Pon tus cinco sentidos a la hora de mantener una conversación. No sólo es importante lo que decimos. A veces incluso, es más importante lo que no se dice o lo que se hace. Vigila los gestos, la expresión de tu cara, el movimiento de los ojos, no hagas gestos grandilocuentes con las manos ni gesticules demasiado. Mantén el contacto visual con tu interlocutor, pero no lo mires fijamente ya que podría sentirse molesto. Si sois varios, recuerda que todos son igual de importantes: dirígete a todos, no sólo a uno de ellos.
  • Guarda las distancias: Las físicas y las que afectan a la vida privada de las personas. Existe una zona personal donde no debemos entrar. Debes tenerlo en cuenta sobre todo si estás conversando con personas de otras culturas para quienes una invasión de su intimidad puede ser incluso un ofensa grave.
  • Enriquece tu acervo cultural: estar al día es muy importante en tu trabajo, poder dominar cualquier tema aunque no seamos expertos en él, nos proporciona seguridad y confianza a la hora de entablar y participar en una conversación.
  • Cuida los temas: la religión, la política, enfermedades y cuestiones de índole personal son cuestiones que es preferible no suscitar en una conversación. Por supuesto, quedan igualmente excluidos los rumores.
  • Pon especial atención en la voz: una correcta modulación, el tono y nivel adecuado de entonación, animan la conversación e invitan a continuarla.
  • Practica la empatía: ver la situación desde el punto de vista del otro te ayudará a comprender su reacción.
  • Sé amable, no descuides tu sonrisa.
  • No manipules la conversación.
  • Observa a los demás: es un medio inmejorable para conocerlos mejor y entender sus reacciones y modos de actuar.
  • Sé prudente: en tus observaciones y en tus comentarios. Huye de los prejuicios y practica la tolerancia y la comprensión de ideas y pareceres.
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