25 de Septiembre de 2020

Cómo organizar los viajes de empresa

A menudo tendrás que planificar los viajes de los directivos a los que das apoyo, tanto si son vuelos nacionales como vuelos al extranjero. Para hacerlo, lo mejor es elaborar un documento que te permita tener controlados todos los aspectos que deberías tener en cuenta, tipo formulario, que evite que en cada ocasión debas hacer la planificación desde cero. ¿Qué deberías tener en cuenta?

 

Para realizar la planificación de un viaje se deben tener en cuenta diferentes aspectos, tanto profesionales (documentación, manejo de agenda, entrevistas) como los relativos a la preparación de su desplazamiento: reservas, alojamiento y actividades sociales y ahora, con la situación de pandemia provocada por el COVID19, también todos los aspectos relativos a la salud y las medidas de seguridad exigidas en los distintos medios de transporte.

Todos estos aspectos deben estar perfectamente cubiertos y planificados llevando un listado de los temas a tener en cuenta para luego contar con la aprobación del jefe y ultimar los detalles pendientes.

Tenemos que saber de antemano:

  • Fechas: vuelos/desplazamientos: líneas aéreas, tipos de billetes, escalas, vuelos directos o no, si acumulan puntos, si tiene tarjeta de millas/puntos de la aerolínea, etc.
  • Horarios a tener en cuenta en cada tramo del viaje, incluidas las posibles conexiones y el tiempo entre ellas.
  • Lugares a visitar/Citas: desplazamientos internos, alquiler de coches, posibilidades de enlaces, mapas, información adicional sobre ciudades, países, etc.
  • Motivo del viaje: de cara a preparar la documentación necesaria, ventas, negociación, presentación de empresa, congreso, etc. Es uno de los aspectos más importantes y muchas veces, el gran olvidado cuando es el eje central sobre el que van a girar todas las especificidades del viaje,
  • Duración: reservas de hotel necesarias, tipos de hoteles y servicios que ofrecen, planificación de dietas y gastos, tarjetas de empresa, recepción de justificantes, etc.
  • Documentación personal necesaria: pasaporte, seguro médico, tarjetas, etc.
  • Otros servicios, telefonía, servicios de interpretación, etc.
  • Quién recibirá al viajero, qué itinerario se seguirá de visitas, etc.

En la confección del Itinerario deberemos recabar todos los datos con que cuentes una vez finalizada la organización del viaje. Si el viaje se dilatara varios días, deberíamos separar la información claramente en función de cada jornada de viaje para facilitar la localización de documentación y el manejo de la que ya haya utilizado. Si alguno de los datos debiera guardarse hasta la vuelta, aparecerá clara y específicamente detallado. Para su confección necesitaremos estos datos:

  • Fechas y horas de partida y de llegada según horario del país de destino.
  • Ciudades
  • Aeropuertos
  • Números y códigos de reserva de los vuelos, hoteles, etc.
  • Clase y especificidades asociadas
  • Escalas, enlaces y horarios de vuelo a tener en cuenta
  • Anticipación de horas para efectuar el Check-in para embarcar y detalles que faciliten la operación
  • Tiempos de espera en los aeropuertos
  • N.° de teléfono para comunicarse si está cubierto por un Sistema de Medicina Prepago con alcance Internacional. Datos de póliza y otros que pueda necesitar.
  • N.° de teléfono móvil habilitado en los países a visitar, y el PIN/PUK  correspondiente.
  • Si tiene tarjeta de fidelización de alguna aerolínea o medio de transporte, los datos de la misma.
  • Datos del alquiler de vehículo si fuera pertinente, en carpeta específica para ello si fuera necesario.
  • Si va a ser recibido/a en destino, datos de la persona, horarios y lugares donde se realizará la recogida.
  • Hoteles, datos de check-in y check-out en cada uno de los lugares en que va a pernoctar, así como los días totales y condiciones de la estancia.
  • Es interesante incluir otras posibilidades de vuelos o trenes, en caso de pérdida, retraso, etc. y medios de transporte alternativos en cada caso, sobre todo si se prevé algún tipo de incidencia, como posibilidad de huelgas, cortes de servicio. etc.
  • Dirección y medios de contacto de consulados y embajadas en cada destino.
  • Agenda completa del viaje, con el mayor detalle posible

En función del objetivo, seleccionar la documentación necesaria para el viaje: presentaciones, catálogos, archivos y datos, etc.

Es interesante siempre incluir también un dossier de viaje que contenga,  entre otras informaciones, especificaciones sobre el clima y circunstancias meteorológicas durante el viaje en cada uno de los destinos, vestimenta apropiada por el tiempo de eventos a los que acudirá, guías de turismo o indicaciones relacionadas con tiempo libre, si fuera menester, etc.

Si todos estos ítems los desarrollas en formato formulario, podrás actualizar en función del viaje de una manera rápida y eficaz, asegurándote de tener la información adecuada, ordenada y a mano, y de no olvidarte de nada que pueda serle útil al directivo o directiva que viaja.

¿Quieres contarnos tu experiencia organizando viajes? Recuerda que tus aportaciones son muy importantes para otras compañeras y que puedes hacerlo en la sección de comentarios de este post.

 

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