9 de Marzo de 2016

Consejos en la atención de visitas en la empresa

Hoy te presentamos algunos consejos rápidos para la correcta recepción de visitas en la empresa.

  • Cuando llegue la visita debes saludarla acordándote de su nombre y apellido. También debes presentarte, en caso de que no os conocierais, indicando tu nombre y apellido, informando de tu cargo y, por supuesto, dando la bienvenida al invitado.
  • Muéstrate afable y dialogante ya que, de este modo, romperás el hielo inicial en los instantes antes de llegar al despecho de tu jefe. Temas como el viaje, el tiempo o la ciudad, siempre son una buena manera de romper el hielo.
  • Es conveniente que la reunión se desarrolle en un buen ambiente, sobre todo, si es complicada y este buen ambiente depende en gran parte del bienestar del invitado. El comportamiento profesional, la amabilidad y la atención influyen indirectamente en el resultado positivo de la reunión.
  • Revisa la sala de reuniones.
  • Prevé que los invitados pueden querer tomar café. No olvides los descafeinados, las infusiones, el azúcar o edulcorante, las aguas, los zumos y, por supuesto, las servilletas.
  • Muéstrate dispuesta si el invitado te pide que envíes un mensaje o un e-mail a su oficina o realices alguna llamada telefónica. También puede pedirte información de vuelos, trenes, mapas, periódicos o sobre espectáculos que tengan lugar en la ciudad. Incluso, en ocasiones, las visitas de tu empresa pueden venir acompañadas por sus parejas, por lo que no descartes tener que asesorar sobre algún centro cultural o comercial que visitar.
  • Los más útil, práctico y eficaz para que tu trabajo salga perfecto es que elabores una lista de chequeo. Intenta no olvidarte de nada y utilízala todas las veces que sea necesario. Además de esta lista, te será útil seguir las siguientes pautas que siempre debes tener controladas: 

    -¿Quién es el invitado?
    -¿Cuándo viene el invitado?
    -¿Dónde tendrá lugar el encuentro?
    -¿Cuánto tiempo se prevé que durará el encuentro?
    -¿Por qué razón se celebra el encuentro?
    -¿Con quién? ¿Quién más participará?

  • Como hemos afirmado en otras ocasiones, no te vendrá mal disponer de un fichero o una base de datos con todas las informaciones útiles sobre cada uno de los clientes de tu empresa (¿qué hotel o restaurante prefiere? ¿bebe café o té?  ¿a qué deporte es aficionado? ¿qué preferencias culturales tiene? ¿en qué fecha cumple los años? ¿está casado? ¿tiene hijos?, etc.). Este fichero te ayudará a encontrar el obsequio adecuado para cada ocasión.
  • En caso de que tengas que atender a varias personas, asegúrate de que alguna compañera o compañero puede ayudarte.
  • Establece y mantén un buen contacto con las secretarias de los clientes o invitados de tu empresa. Es más fácil hablar de compañera a compañera y encontrar rápidamente la solución de algún problema. Una relación directa con el hotel y el restaurante también te permitirá complacer a las visitas más fácilmente.
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