26 de Mayo de 2016

Coordinar una reunión con varios asistentes si no comparten agenda

Tu mejor que nadie sabes que la fijación de una fecha para una reunión y la coordinación de la misma requiere una gran inversión de tiempo. Influyen muchos factores: intereses personales de cada participante, condiciones del lugar, medios de transporte, disponibilidad de calendario, etc.
Cuantas más personas deban acudir a una reunión conjunta, más difícil es encontrar el día y la hora que más convenga a todos.

Trabajar con una agenda electrónica compartida en la empresa ayuda mucho ya que en ellos quedan plasmados los días y horas ocupados por las diferentes personas de la empresa y los días todavía libres. Además la agenda te avisa si sobrepones alguna cita. Si por el contrario planificas las con el sistema convencional te recomendamos la elaboración de una matriz de coincidencias.

Matriz para la coordinación de reuniones

  1. Apunta en la matriz el nombre de los participantes en la reunión.
  2. Anota las citas que dichas personas ya tienen programadas.
  3. Marca los días y horas en que debería celebrarse la reunión.

De esta forma con una simple y rápida ojeada verás el día y hora más idóneo para celebrarla.

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