2 de Noviembre de 2016

Detalles de protocolo que favorecen el éxito

Se da por sentado que la secretaria es la primera imagen de la empresa, que ha de saber representar a su jefe, que domina con exquisita naturalidad el trato con el cliente, tanto externo como interno… Se da por hecho y no hay ninguna duda de que la secretaria ha de ser capaz de manejar los conocimientos de protocolo y organización de eventos, así como de desarrollar habilidades que le permitan atender las necesidades que en este sentido se dan en un mundo empresarial cada vez más interrelacionado con otras culturas.

Las reglas de protocolo y el conocimiento de las reglas de identidad de otros países, provocan que en cada sector se den unas reglas de juego no escritas que condicionan la actividad del mercado.

No es poco para la secretaria saberse como instrumento de coordinación, planificación y control de determinados actos. Si además no cuidas el protocolo en esas actividades puedes estar poniendo en riesgo la imagen de la empresa y comprometiendo las relaciones sociales, sin las cuales sería muy difícil llevar a cabo, reuniones, juntas o actividades sociales que fomentan y potencian los negocios.

En este sentido; el protocolo cobra cada vez más protagonismo.

He aquí una serie de rasgos culturales que te facilitaran la comunicación en las reuniones con personas de otras culturas:

Los alemanes llegan a las reuniones a la hora en punto. Sería una descortesía no estar preparada a la hora fijada. Hay que saber que durante las negociaciones y reuniones de trabajo son muy poco dados al humor. Lo mismo pasa con los ingleses donde la impuntualidad es vivenciada como una gran falta de respeto: para ellos esperar diez minutos es el límite de lo que consideran tolerable, a diferencia de los griegos, donde el humor está presente en todas las conversaciones de negocios. Su lenguaje es muy expresivo y debes saber que en las negociaciones con ellos, la formalidad del primer encuentro se transforma muy pronto en un tono desenfadado llegando a tratar a los colegas de edad similar o de igual estatus por su nombre de pila.

En cuanto al trato con los norteamericanos debes saber que el trato ha de ser directo y claro, ten en cuenta que tu interlocutor puede ser muy duro en las negociaciones: aunque con anterioridad se haya mostrado con un tono jovial y desenfadado, es importante saber que son exigentes en cuanto a la puntualidad.

Con los italianos y los portugueses debes estar preparada para reuniones de tipo informal y con escasa estructuración: el intercambio de ideas con los italianos puede hacerse interminable, son muy propensos a la creación de nuevas ideas y su filosofía empresarial se caracteriza por una gran inventiva, y aunque no son superficiales, son los reyes de la apariencia externa.

En cuanto al trato con personas de los Emiratos Árabes debes saber que bajo ningún concepto debes abrir los regalos que te han ofrecido, en público. Con ellos no hay que entrar nunca directamente en el tema de la negociación: es preferible que en los primeros instantes nos tomemos un tiempo para agradecer su presencia. Se muestran siempre muy cordiales, aunque son muy duros negociando.

El protocolo en los negocios no se limita solamente a cuidar las formalidades, porque no es sólo importante el conocimiento de los comportamientos sociales como un trámite obligado, sino que debe ser el reflejo de una actitud de interés y respeto hacia nuestro interlocutor, sea cual sea éste y provenga de donde provenga. Conociéndolos mejor culturalmente, reforzarás la buena imagen de empresa, así como tu propia imagen de gran profesional.

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