29 de Septiembre de 2016

El archivo informático

Aquí te dejamos dos principios que pueden ayudarte a gestionar mejor tu archivo informático.

 

 

1. No a las fechas generalistas
Cuando des nombre a una carpeta, no uses referencias temporales amplias del estilo “Plan de ventas antiguo” o “Direcciones correctas vigentes”, ya que pierden pronto su significado. Resulta más práctico poner nombres como “Plan de ventas año 2001” o “Direcciones correctas 2002”.

Y aún más, si te es posible, especifica el mes, para que con el tiempo, te sean más fáciles de localizar.

2. Sí al método paraguas

Prepara tus carpetas para que absorban grandes cantidades de información.
Por ejemplo: todos los artículos o mensajes referentes a material de oficina, archívalos en una carpeta general llamada “material oficina” en lugar de proveedor a proveedor; y dentro de ésta otra más específica, como el nombre del proveedor; y dentro de esta última, si es necesario, una con los diferentes tipos de material, etc.

Y por último, no olvides que tienes de tu parte un gran aliado: el buscador.
Algunos estudios muestran que el uso inteligente del buscador puede ahorrar hasta un 30% del tiempo de un profesional.Así que no pierdas más el tiempo abriendo y abriendo carpetas y subcarpetas para ver dónde se ha guardado el documento.

¡Feliz archivo!

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