19 de Octubre de 2018

El sistema ABC de clasificación de tareas

Una de las principales funciones en Secretaría es la correcta gestión del tiempo y de las tareas a cometer en la jornada de trabajo, no sólo para la propia secretaria sino también para el directivo al que da soporte, pues en muchas ocasiones también gestionará su agenda.

Sacarle el mayor partido al tiempo pasa por una correcta planificación de las tareas a realizar en el puesto durante un periodo determinado. Pero para planificar esas tareas debemos ser conscientes de su importancia y de su urgencia. Uno de los sistemas para mejorar la productividad es el sistema ABC de clasificación de tareas, basado en el llamado Principio de Pareto, que seguramente ya conoces, pero que vamos a recordar aquí.

Este principio, también llamado ley del 20/80, se aplica a varios aspectos de la vida, aunque inicialmente fue enunciado por Pareto en relación a la riqueza (el 20% de la población posee el 80% de las riquezas). También a la gestión del tiempo, y viene a decir que el 20% de las tareas proporciona el 80% de los resultados. Serían aquéllas tareas que son estratégicas para nosotros y en las que deberíamos focalizar nuestros esfuerzos.

Pero también, y muy importante, el sistema de clasificación ABC de tareas va ligado a los objetivos del puesto de trabajo. Por tanto, para una buena gestión de tareas tenemos que tener muy claro cuáles son los objetivos que tenemos que conseguir. O lo que es lo mismo, sin unos objetivos claros no es posible hacer una buena gestión del tiempo.

Aplicarlo implica, pues, dos premisas:
a) Hay que conocer nuestros objetivos y tenerlos en mente
b) Hay que clasificar las tareas en función de los anteriores

Así pues, clasificaríamos las tareas en tres categorías:
1. Tareas A: son aquéllas que son imprescindibles para la consecución de esos objetivos. Serían pues, las más importantes en nuestro puesto de trabajo y a las que deberíamos dedicar la mayor parte de nuestros esfuerzos. Son tareas que no podemos delegar y tienen el mayor valor respecto de los objetivos de nuestro trabajo. Por ejemplo, y en general, concertar las citas de nuestro directivo, hacer una llamada en su nombre para conseguir una reunión, recibir en su ausencia a un contacto… forman parte de nuestro cometido como asistentes de dirección.

2. Tareas B: son las que no estando ligadas directamente a los objetivos, nos ayudan a llegar a ellos. Serían las segundas en importancia y en ocasiones, podemos delegarlas. Por ejemplo, buscar una información necesaria para nuestro jefe, que podemos pedir que nos prepare otro departamento u otra persona.

3. Tareas C: son tareas que no nos aportan nada en relación a los objetivos. Ello no significa que no deban hacerse, sino que respecto a las responsabilidades de nuestro puesto no son tan relevantes. Son las que deberíamos acometer en último lugar e incluso delegar si tenemos la oportunidad de hacerlo. No son estratégicas para nosotros ni aportan valor a nuestro puesto de trabajo ni al directivo al que prestamos servicio. Sin embargo, suelen ser las que nos quitan gran parte de nuestro tiempo: trabajos rutinarios, teléfono, tareas administrativas…)

Una vez clasificadas así, tenemos claramente identificadas las que deberían entrar en la agenda diaria por su importancia, y en las que tenemos que concentrar nuestros esfuerzos para ser más eficaces y eficientes en el manejo de nuestro tiempo.

Susana Fernández

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