24 de Julio de 2018

El valor del perfil secretarial para el directivo de hoy

Ser secretaria o asistente de dirección, en cualquiera de sus nomenclaturas y de los matices del puesto concreto, es muchas veces, una cuestión de vocación y de perfeccionamiento continuo, ya sea con la experiencia propia, ya sea con formación específica y especializada.

Una secretaria debe tener una serie de habilidades muy determinadas, que deben acrecentarse con los años y la experiencia: don de gentes, asertividad, capacidad de comunicación y de relación interpersonal, mano izquierda en la gestión de conflictos, discreción, confidencialidad, etc. Pero una buena secretaria tiene también en su ADN profesional una auténtica vocación de servicio que hace que para ella su trabajo cobre una dimensión diferente, convirtiéndose en un referente de valor que ayuda al directivo a gestionar la empresa de una manera eficiente. No en vano se define el puesto como “la mano derecha del directivo”.

Con la evolución de las nuevas tecnologías, muchos auguraron la desaparición del perfil: la aparición de una nueva categoría de directivos, autosuficientes en sus gestiones diarias, haría superflua la necesidad de contar con una secretaria que le ayudará en su cometido. Pero ello parte de una visión simplista de lo que significa ser secretaria, una visión que la reduce a una mera gestora de agenda, redactora de correspondencia y realizadora de llamadas que el directivo delegaba. Una secretaria es bastante más que eso y la mayoría de empresas lo saben de primera mano. No sólo cumple un rol de soporte, sino que cumple otras funciones que la hacen un valor relevante hoy en día.

¿Cuáles son algunas de las funciones que configuran su puesto y lo que aportan?

  • Una importante labor de filtrado de asuntos (llamadas, emails, visitas) que ayudan a que el directivo se centre en lo que es estratégicamente importante para la compañía. Los asuntos pasan al directivo cuando son relevantes para su función de dirigir y liderar, concentrando sus esfuerzos y su talento en lo que es importante. Hay otras cuestiones que, por su especial posición al lado del equipo directivo de la empresa, la secretaria puede manejar, y muchos directivos las delegan en sus secretarias o secretarios, (que alguno hay).
  • Ello conlleva una mejor gestión del tiempo del directivo, una focalización en cuestiones estratégicas y posibilita la concentración de los recursos directivos hacia el crecimiento y la innovación.  Ello beneficia además al directivo logrando bajar su nivel de estrés en relación a la generalidad de sus funciones.
  • Puede ser objeto de delegaciones específicas de proyectos o partes de los mismos, que por su formación y por su conocimiento de la empresa, una persona que ocupe un puesto de secretaria está perfectamente capacitada para llevar a buen puerto. Aprovechar esta circunstancia con una persona de su total confianza y que conoce de primera mano la “manera de hacer” que el directivo tiene, posibilitará que estas delegaciones sean un éxito.
  • Es un nexo de comunicación en la empresa: tanto de la dirección de la misma y el resto de personal, como hacia fuera con clientes, proveedores y colaboradores. Es un nexo de unión que contribuye de primera mano al flujo de la información interna y externa, que canaliza, distribuye y mejora los canales de comunicación. Su papel como facilitadora de la misma es importante y es siempre un apoyo vital del directivo para conocer  los flujos internos de la compañía. Más complicado  es a la inversa, pues el deber de secreto y la confidencialidad del cargo hacen que casi siempre la secretaria no pueda tener una relación tan fluida con el resto de compañeros, pero sí puede reforzar los mensajes de la dirección, comprender mejor cómo éstos de integran y aceptan o no en la estructura empresarial, etc.
  • Ejerce una labor de representación del directivo, convirtiéndose en su alter ego y pudiendo gestionar asuntos encomendados por él o que deban de ser solucionados en su ausencia, por lo que debe ser una persona rápida y precisa a la hora de tomar decisiones y controlar cómo se aplican.

Contar con una secretaria preparada, altamente cualificada y a la que otorgue su confianza, no puede llevar sino al éxito de un tándem directivo-secretaria que sigue no sólo vigente, sino que puede adquirir mayor dimensión hoy en día, donde las tareas más administrativas pueden ser aligeradas y mejoradas con la tecnología.

Pero llegar a ese nivel puede parecer difícil si en el día a día hay inseguridades que no nos permiten alcanzar todo nuestro potencial, y desarrollar todas las habilidades que nos son necesarias para lograr la excelencia en el puesto.  Al igual que el directo se recicla bastantemente, investigando y formándose, su mano derecha tiene que hacerlo también para seguir manteniendo su aportación y su papel de facilitadora del trabajo de aquél. Tener esto presente y adoptar una papel proactivo en la formación profesional es la piedra de toque. Y hay múltiples opciones, pero éstas, para ser efectivas, deben ser especializadas: deben centrarse en el papel que desempeñan en la empresa, conocer sus inquietudes, sus funciones y sus dificultades, para darles respuesta, para ayudarlas a mejorar continuamente. Programas anuales como el Congreso o el máster presencial de Topsecretaria están ideados para cumplir estos objetivos, para lograr que, la secretaria que realmente busca y precisa un directivo, sea la secretaria que encuentre, para formar ese tándem fructífero y potente, que debe liderar la compañía hacia nuevas metas.

Susana Fernández

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