15 de Octubre de 2012

Funciones de la Asistencia a la dirección

LA ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN

Definición de Secretaria/o “Persona encargada de escribir la correspondencia, extender las actas, dar fe de los acuerdos y custodiar los documentos de una oficina, asamblea o corporación”.

Concepción tradicional y funciones del profesional del secretariado

  • Profesión vinculada mayoritariamente al sexo femenino
  • Encargada de llevar la agenda de su jefe
  • Filtrar y constar llamadas telefónicas
  • Atender visitas 
  • Mecanografiar y enviar cartas Influencia de las nuevas tecnologías

Internet, los portátiles, el email, las agendas electrónicas de bolsillo, etc., han permitido que los directivos actuales sean mucho más autónomos en su día a día. ¿Cómo afecta esto al profesional del secretariado?

  • Se agiliza su trabajo, orientándose a funciones más polivalentes
  • Asunción de nuevas responsabilidades y abandono de otras
  • Realidad actual del profesional del secretariado
  • Nuevas competencias: Gestión negociación, protocolo o habilidades directivas, entre otras.

Personas que ocupan un puesto de total confianza y de mucha responsabilidad.

Características a valorar: Autonomía, dinamismo, discreción, liderazgo, capacidad de resolución de problemas y coordinar un equipo de trabajo con éxito.

Formas de denominar a este colectivo

Asistente de Dirección

Secretaria de Dirección

Secretaria Ejecutiva

Ayudante de Dirección o Assistant

Funciones básicas

  • Atención a visitas: tanto internas como externas. Se encarga de su recepción y despedida, así como de atenderles mientras dure la visita.
  • Atención telefónica: recibir, realizar y filtrar llamadas de forma educada y según su criterio de prioridades.
  • Organizar la agenda de trabajo: tanto la suya como la de su superior, de cara a poder abarcar los máximos temas posibles en el mínimo tiempo aplicando la optimización de recursos adecuada.
  • Confección de la información escrita: conocer los distintos soportes de documentos generados por su compañía, así como el lenguaje y el formato de los mismos, en consonancia con la política de información corporativa de su empresa.
  • Archivo: controlar y mantener el archivo eficazmente, estando al día de las nuevas técnicas de clasificación de documentación.
  • Organizar eventos: tanto internos como externos de la empresa. Se encarga de establecer el protocolo, hacer reservas, alquiler de locales, catering…
  • Organizar y asistir a reuniones: se encarga de todos los preparativos de la misma, así como de la redacción y coordinación de la información necesaria. En numerosas ocasiones levanta actas de las reuniones, comprobando posteriormente el cumplimiento de los acuerdos tomados en ellas.
  • Realización de otras tareas: en ausencia de su jefe, este podrá delegar determinadas funciones Nuevas funciones o Funciones de Recursos Humanos: nóminas/ seguros sociales, selección de nuevas incorporaciones, coordinación de la formación de la empresa, etc.
  • Temas financieros: control de facturación, de gastos, elaboración de informes, etc.
  • Trámites para la apertura de nuevas Delegaciones o Asistencia a Comités y Reuniones o Coordinación y puesta en marcha de temas de Calidad, Medio Ambiente, Prevención de Riesgos Laborales o Control de equipos informáticos.
  • Coordinación del Departamento, del equipo de Secretarias, de Proyectos específicos relacionados con nuevas acciones de la empresa.
  • Elaboración de informes internos, memorias, auditorías, resumen interno de prensa.
  • Actualización de contenidos de la página web de la empresa, así como mantenimiento de la intranet.
  • Temas de protección de datos y creación de bases de datos

Rol del profesional del secretariado

Rol reactivo: Antes la secretaría hacía lo que le pedían. (Perfil ejecutora de indicaciones y órdenes).

Rol proactivo: En la actualidad la secretaria no espera a que le pidan las cosas, siempre se anticipa a lo que se pueda necesitar de ella. (Perfil ejecutiva que las convierte en grandes colaboradoras de los cuadros directivos) Nuevas necesidades formativas o Habilidades directivas.

  • Economía de la empresa
  • Contabilidad
  • Elementos del Derecho
  • Gestión de documentación y archivo
  •  Protocolo empresarial y social
  • Gestión de datos
  • Idiomas
  •  Ofimática o Relaciones Públicas
  • Comunicación y técnicas de interrelación personal

 

Autor: José Luis Cano Serrano

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Comentarios publicados...

muchas gracias, es un resumen muy completo.

Publicado por Sonia L. Palacios el 8 Marzo, 2013

Topsecretaria Secretary

Buenos días Katty:

Nos gustaría saber que información precisas, nos puedes detallar mejor si requieres algunos estudios sobre la profesión o por el contrario necesitas mirar algún tipo de formación.

Quedamos a la espera de tus comentarios.

Un saludo y feliz día!

Topsecretaria
info@topsecretaria.com

Publicado por Topsecretaria Secretary el 11 Diciembre, 2012

Interesante!!! me gustaría compartir información sobre La secretaria moderna..cuáles son los paso a seguir?. Gracias.

Publicado por Katty Muñoz el 9 Diciembre, 2012