11 de Mayo de 2018

La confidencialidad en Secretaría

Confidencialidad es un deber ético absolutamente valorado en secretaría, incluso en situaciones comprometidas donde la discreción y el tacto juegan un papel muy importante.

Una de las cualidades que más valoran los directivos en sus secretarias es que “sea discreta y prudente”, es decir, que maneje la información que posee con sumo cuidado y sea garante de su preservación.

Por su especial situación y por el puesto que ocupan, las personas que están en Secretaría prestando apoyo a la Dirección de una empresa, están al tanto de decisiones y de información delicada que han de saber manejar evitando filtraciones. No sólo porque no han de revelar lo que el secreto natural que les aplica impide, sino porque además deben tener en cuenta que sin llegar a decir expresamente nada, pueden dar pábulo a rumores o situaciones que acaban por imponerse como verdades, simplemente con una mirada, un cambio de tono, un gesto ante una pregunta concreta, etc.

La secretaria no está obligada por un secreto profesional, en tanto no hay una obligación legal que le impida revelar aquello que conoce, sino por un compromiso de confidencialidad, que se impone por la necesidad de que exista una absoluta confianza entre el directivo y su secretaria. En algunos puestos, sí se pone por escrito mediante un acuerdo inter partes.

En algunas situaciones las relaciones con los compañeros puede ser el arranque, a veces inconsciente, de romper este deber de confidencialidad. Una pregunta inocente acerca del comportamiento del jefe (“¿Está preocupado? Lo he visto entrar en la sala de juntas con tres personas con cara contrariada…”) puede dar lugar a toda una serie de especulaciones y rumores que afectan a la vida de la empresa y que incluso pueden afectar a un posible negocio o acuerdo en un momento dado, si no sabemos cortarlas, con educación y respeto siempre, pero con firmeza. Manejar esta situación con discreción y mano izquierda entronca de lleno con el deber de confidencialidad.

Por otro lado, lo que para otros miembros del colectivo pueden resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de menosprecio  a compañeros, coletillas hirientes, jocosos burlas; o dudar públicamente de la valía de los directivos), para la secretaria es algo vinculado a su comportamiento profesional. Y cuando más arriba llega en una empresa,  mayor acceso tiene a esta información y por tanto mayor discreción ha de tener.

 

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