5 de Marzo de 2015

La gestión del tiempo: una reflexión

Son múltiples los factores que influyen en la organización del trabajo, pero dos de los más importantes son la valoración del trabajo pendiente y la valoración del tiempo de realización, y es a partir del análisis de estos dos criterios que podremos empezar a establecer prioridades.

Es muy probable que antes de llegar a la oficina, cada mañana te hayas tenido que enfrentar a la decisión de determinar una prioridad, ya sea como madre, como usuaria, como ciudadana, como trabajadora, etc. De ahí nace la necesidad de dedicar unos minutos, cada día, al análisis de las tareas futuras de forma anticipada, tomando conciencia de la importancia de esta evaluación y sabiendo que es muy posible que cambien.

Identificar prioridades

El primer paso de este análisis consiste en identificar las prioridades más importantes. ¿Cómo? Una buena técnica consiste en preguntarse, con la mayor honestidad posible:

“¿Si sólo tuviera la posibilidad de realizar una tarea ¿cuál sería?”

A partir de aquí se anota esta tarea como prioritaria y se vuelve a hacer el mismo razonamiento con todas las tareas que quedan pendientes. En muchas ocasiones la prioridad no está tan clara a simple vista y no depende de la importancia a priori de una tarea. Un ejemplo: puede que tú seas responsable del cumplimiento de plazos en las gestiones económicas de tu empresa; esta función para ti es una prioridad fundamental. Pero puede que también seas la responsable del mantenimiento del material informático debido a tu experiencia y  te puedes encontrar con que la falta de material afecte a todos los departamentos de tu empresa, con lo cual se encontrarían afectados otros muchos trabajadores y las consecuencias de una falta de previsión serían generalizadas. Por eso, ante esta situación, resolver una deficiencia de material se convierte en una prioridad para ti.

 

Analizar situaciones

El análisis de las situaciones y las opciones de realización te ayudará enormemente a establecer prioridades, antes de encontrarte desbordada por el trabajo, plantéate las siguientes preguntas: 

  •  ¿Hasta cuándo puedo aplazar este trabajo?
  • ¿A quién afecta no realizar este trabajo ahora?
  • ¿Qué consecuencias puede acarrear no llevar a cabo esta tarea ahora?
  • ¿Puede alguien compartir este trabajo conmigo?

Cuando hayas dado respuesta a todas estas cuestiones establece las prioridades de las obligaciones que tú tienes que realizar, teniendo presentes los plazos de tiempo adelantados.

 

Comprender el tiempo

Es de vital importancia la comprensión del tiempo. ¿Te has planteado en alguna ocasión si es lo mismo veinte minutos en la consulta de un dentista que veinte minutos en un descanso laboral tomando un café?

  • ¿Tiene para ti el mismo valor de tiempo?
  • ¿Te has planteado cuánto cuestan veinte minutos de tu tiempo en el trabajo?
  • ¿Sabes evaluar el tiempo pasado en una tarea?
  • ¿Logras no interrumpirte cuando estas realizando una tarea?

Éstas son algunas de las preguntas que nos hacen ser conscientes de que cualquier trabajo exige mucho más tiempo del que creemos, porque no son pocas las ocasiones en que te habrás planteado: “¿Cómo es posible? Ya es medio día y no he tenido tiempo de hacer ni la mitad de lo que había previsto”.

De aquí que la primera conclusión a la que debes llegar sea la de “dar tiempo al tiempo”, porque hay plazos o tiempos que no pueden reducirse sean cuales sean los medios que utilices. Por ejemplo, el trayecto del AVE de Sevilla a Madrid son tres horas, no hay posibilidad de hacerlo en menos tiempo.

Por otro lado, para una buena y productiva comprensión del tiempo has de ser consciente del tiempo anterior y posterior a la realización de una tarea, porque el desarrollo de cualquier tarea está formado por cuatro fases: 

  1. La reflexión.
  2. La preparación del material.
  3. La ejecución.
  4. La comprobación.

El principal problema con que nos enfrentamos las secretarias es que con frecuencia sólo reflexionamos sobre el tiempo de ejecución, es muy útil que te plantees esta reflexión para determinar el tiempo global destinado a una tarea.

La elaboración de listados es otro recurso a utilizar en la organización del tiempo y el establecimiento de prioridades, así como un recordatorio de tareas que no puedes olvidar. A muchas personas el acto de hacer listas les sirve como motivación para realizar las tareas antes de tiempo, además esta previsión de tiempo y tareas, reduce las posibilidades de cambios de última hora en las agendas diarias.

A nivel psicológico, la elaboración de listas genera una gran cantidad de ideas alternativas de ejecución, porque anotar una tarea a realizar, por lo general, lleva a la identificación de otras necesidades. En el trabajo de la secretaria, no son pocos los casos en que las tareas que se han de realizar tienen una cierta relación entre sí, y por lo tanto pueden realizarse de manera simultánea, por eso es muy útil desarrollar la capacidad de realizar más de una tarea al mismo tiempo, esto puede ahorrarte tiempo y dolores de cabeza. Cuando se trata de gestionar prioridades, ser capaz de trabajar en más de un proyecto resulta muy práctico, porque evita que te quedes muy retrasada con un trabajo.

Es importante en el momento de establecer prioridades ser flexible en tu plan de trabajo para que puedan tener cabida las situaciones imprevistas; con esto lograrás ser una secretaria organizada y con recursos para poder utilizar los instrumentos que te permiten ahorrar tiempo y no olvidar nada.

Isabel Montero

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