18 de Octubre de 2012

La importancia de saber delegar

La delegación es un proceso que permite trasladar a un colaborador el encargo de realizar una o varias tareas; la delegación incluye también conceder al colaborador la autoridad y la libertad necesarias, pero conservando siempre la responsabilidad por el resultado final.

Para que una delegación sea realmente efectiva es necesario delegar tanto los medios como la autoridad para utilizarlos.

Se entiende por autoridad el grado de libertad que se da a las personas para que utilicen su criterio en la toma de decisiones necesarias durante el proceso. Resultaría muy incoherente delegar una tarea y no dar la autoridad necesaria para poderla llevar a cabo.

La delegación siempre ha de ser muy clara y específica, de no ser así resultaría muy fácil que nuestro colaborador no logre entender qué es lo que debe hacer y que es lo que espera de él, es decir qué resultados se persiguen.

Ayuda mucho a lograr una delegación efectiva comunicarla con claridad y por escrito. Una delegación poco clara o demasiado ambigua o amplia, provoca en la persona que la recibe tener que actuar sin dirección o sin objetivo concreto, lo que hace que tenga que ir probando sus aciertos por medio de ensayos y errores en sus tareas, con la consecuente pérdida de tiempo que esto significa para ambas partes. Las consecuencias de no saber o de no querer delegar son varias. La primera es una sobrecarga de trabajo y de presión, otras son la desorganización, la falta de establecimiento de prioridades, los incumplimientos de plazo, incidencias en las relaciones humanas e incremento notable del estrés, etc.

¿Por qué es importante delegar? Por que es completamente imposible que una sola persona lleve sobre su espalda el peso de todas las decisiones que han de tomarse dentro de su competencia. La delegación tiene muchas ventajas, tanto para quien delega como para el colaborador/a a quien se le traspasa la tarea.

Por parte de la persona que delega: La delegación hace que ésta logre incrementar su producción y la efectividad de la misma, ya que cuando es capaz de hacer una buena delegación, puede dirigir sus energías a movilizar sus recursos y lograr unos resultados que no se hubieran conseguido si no se hubiera dispuesto de este tiempo. Por otra parte la delegación de responsabilidades en diferentes personas crea un respaldo de fuerza de trabajo  del que se puede disponer en casos de emergencia, ya que los colaboradores estarán entrenados para desarrollar tareas que de no haberles sido delegadas en alguna ocasión no sabrían como llevarlas a cabo.

Por parte del colaborador/a: El hecho de que se le deleguen ciertas tareas hace que desarrollen sus habilidades  y por otro lado provoca que los colaboradores se entrenen en asumir mayores responsabilidades. Además aumenta la motivación del colaborador porque una delegación bien hecha estimula profundamente a quien la recibe a participar mucho más en su trabajo. De alguna manera si hacemos una buena delegación y se la hacemos a la persona adecuada, lo que estamos provocando es un aumento del compromiso de esa persona.

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