22 de Junio de 2018

La importancia de un puesto organizado

Aunque nunca hayas reparado en ello, lo cierto es que la organización de tu puesto de trabajo influye de manera directa sobre tu productividad y la de tu jefe o tu departamento. No sólo tener un escritorio ordenado nos predispone a trabajar más cómodamente, también indica cierto grado de control sobre las tareas que tenemos que acometer y nuestra forma de acometerlas.

Muchas veces oímos eso de “yo en mi desorden soy una persona ordenada y lo encuentro todo” pero no es cierto. Es mucho más eficaz disponer los elementos de trabajo en orden, tener la información a mano y saber donde está en todo momento, porque nos permite acudir a ella sin pérdida de tiempo, sabiendo de antemano que ahí vamos a encontrar lo que buscamos. Por no hablar de la mala imagen que nos da encontrar una mesa o un entorno de trabajo desordenado y caótico.

Y por qué tu desorden influye en el trabajo de tu jefe? Uno de los valores del puesto es saber aportar nuestro valor acometiendo las tareas de modo que nuestro jefe siempre pueda realizar las suyas lo más eficazmente y en el menor tiempo posible. No tiene sentido que el tiempo que debe dedicar a la estrategia y a la toma de decisiones lo invierta en localizar la información que necesita para ello, por ejemplo.

Hay una serie de útiles de oficina más allá de la agenda, que nos ayudarán a organizar nuestro entorno y sistematizar otras fórmulas de trabajo que nos harán más eficientes:

  • Bandejas de entrada y salida de información: organizar las tareas diarias en bandejas que gradúen las tareas por ejemplo, en terminadas, en curso o pendientes de inicio, y dentro de ellas en carpetas que nos permitan establecer su prioridad (importantes/no importantes) y urgencia (urgentes/no urgentes), nos ayudará a centrarnos en las que realmente son relevantes en cada momento y circunstancia. Dentro de estas bandejas, si son físicas, podemos agrupar la información en montones distintos por urgencia e importancia, y podremos señalar o agrupar en carpetas a tal efecto, o post it  que nos ayuden a identificar, por ejemplo, las urgentes e importantes, para acometerlas primero.
  • No confiar en la memoria y apuntar la información relevante: en un momento dado recibimos una llamada y apuntamos la información de manera inconexa en el primer papel que tenemos a mano. Pasan los minutos y ya no recordamos algún aspecto de la llamada y tampoco encontramos en qué papel lo hemos anotado. Habitúate a tener una libreta, un taco de notas pre-impresas o post it de tamaño suficiente para utilizarlos siempre que estés al teléfono. Las llamadas son de por sí, fuertes ladrones de tiempo, que interrumpen lo que estamos haciendo y que nos obligan a pasar de una tarea a otra en segundos. Seamos personas proactivas y mejoremos la gestión de esa interrupción anotando siempre en el mismo sitio y del mismo modo lo relacionado con esas llamadas. Será sencillo encontrarlo, revisarlo, y completarlo en caso necesario.
  • Filtrar la información: para que la persona que la recibe pueda saber qué es lo importante, en qué tiene que fijarse, o qué necesitas que revise. Para ello, además de las anotaciones que consideres necesarias, utiliza notas de quita y pon que señalen las páginas con dichas anotaciones. Ello facilita la rápida localización de los puntos clave y por tanto, el trabajo de revisión, completación de un escrito, o corrección del mismo.
  • No acumular sin sentido: una vez gestionados los documentos, o bien se archivan en sus carpetas, dosieres, archivadores o muebles correspondientes, o bien se destruyen. Cuando una documentación ha perdido su valor informativo o de trabajo, no tiene sentido acumularlo, ocupando espacio y dificultando nuestras tareas diarias. Es lo que en técnicas de archivo denominamos expurgo. A mano sólo deberemos tener la documentación en curso o de consulta frecuente, las tareas pendientes, etc.
  •  Calendarios, plannings y agendas nos ayudarán a tener controladas las tareas a distintos niveles temporales. Ello nos permite adquirir un orden “mental” acerca de lo que tenemos que acometer a corto, medio y también a largo plazo, haciéndonos dueños de nuestro tiempo y rebajando el nivel de estrés por las tareas pendientes.

 

Te proponemos pues, reflexionar sobre cómo acometes tus tareas diarias y si tienes todas las herramientas que facilitan tu labor. Un pequeño cambio en tus útiles diarios puede traer una gran mejora en la gestión de tu tiempo. Recuerda que para tomar ideas y ver las novedades en útiles de oficina que hay hoy en día, puedes acudir a la web de 20milproductos donde te ofrecen a precios muy competitivos tanto productos de oficina como mobiliario que te ayudará mejorar tu gestión.

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