14 de Julio de 2017

La negociación como habilidad de la secretaria

En todos los campos de actividad de la empresa, incluido el secretarial, nos encontramos permanentemente con personas con las que se suele dar en mayor o menor medida una contraposición de intereses. En algunas ocasiones es suficiente con la habilidad dialéctica, pero cuando nos enfrentamos a profesionales experimentados, el tema de la negociación requiere disponer de ciertas habilidades y de buena información, por lo tanto para una secretaria es importante el conocimiento de algunos procedimientos de negociación.

Lo que ocurre en una negociación es que las propuestas iniciales de las partes se encuentras alejadas o incluso en contraposición.

Seguidamente presentamos una serie de aspectos que no puedes dejar de tener en cuenta frente una negociación:

  1. En primer lugar si pretendes obtener la máxima información de la parte contraria es conveniente que te plantees las siguientes preguntas:
  • ¿Qué puede pretender la parte contraria en esta negociación?
  • ¿Quién es y a quién representa?
  • ¿Qué forma tendrá de negociar?
  • ¿Cuáles pueden ser sus límites máximos y mínimos?

A partir del planteamiento de esta información ya puedes empezar a construir tus argumentos, para poder neutralizar las posibles objeciones que aparezcan en el proceso de negociación.

  1. En toda negociación aparecen unos conceptos que ponen de manifiesto las necesidades de cada una de las partes. En primer lugar están las aspiraciones, que son los objetivos que nos hemos propuesto conseguir en el acto de la negociación propiamente dicho. En segundo lugar están las metas, entendidas como los intereses de una forma mucho más global y a mucho más largo plazo; en definitiva serían los beneficios que sacaremos de la negociación. En tercer lugar aparecen los objetivos, que no son más que las acciones que pretendemos alcanzar a corto plazo y que se han de caracterizar por ser claras, concisas, concretas y definidas.
  2. Cuando pretendas definir un objetivo ten presente:
  • ¿Qué es lo que realmente deseo obtener al negociar?
  • ¿Es un objetivo flexible y con cierto margen de maniobra?
  • ¿Qué alternativas he pensado en caso de que no lleguemos a un acuerdo?

La estrategia a seguir en una negociación no es más que definir el cómo voy a lograr mis objetivos, la táctica es la forma de lograr tener ventaja frente a los argumentos de la otra parte. Una de las técnicas más comunes de negociación se conoce con las siglas de T P G, cuyo significado no es otro que:

T: Lo que tengo, es decir con lo que cuento y lo que no voy a perder de ninguna manera.

P: Lo que pretendo ganar de verdad. No se trata de la media entre lo mínimo y lo máximo, sino consiste en lo que es negociable. Aquí están incluidos aquellos aspectos emocionales que entran en juego en una negociación, es decir consiste en el marco donde me voy a mover con comodidad, donde puedo ser más o menos flexible.

G: Es el objetivo máximo alcanzable, y que va más allá de lo que pretendo ganar. En este punto no podemos olvidarnos del objetivo real, que es cerrar la negociación de un modo satisfactorio, si esta fase no guarda equilibrio con “P”, la negociación se nos puede ir de las manos.

Enfrentarse a una negociación con una amplia preparación, nos dará confianza a la hora de negociar, nos permitirá negociar con más precisión, nos permitirá también enfrentarla de un modo positivo, empatizando con los puntos de vista de la otra parte y finalmente evitará que divaguemos y nos enfocará en el objetivo ganando tiempo y efectividad.

 

Isabel Montero
Experta en comunicación

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