18 de Noviembre de 2013

La organización de la agenda

Sin duda, eres consciente de la importancia que tiene una buena gestión de la agenda de tu jefe. Pero gestionar correctamente tu propia agenda es también muy importante. 
 
Dada la gran cantidad de herramientas y aplicaciones informáticas a nuestra disposición en la actualidad, seguro que combinas tu agenda en papel tradicional con la agenda electrónica, o utilizas sólo esta última. Quizás es mejor que mantengas las dos opciones por si hay algún problema o algo falla, al menos para las citas y eventos importantes.
 
Un elemento imprescindible de una buena agenda es decidir lo que va primero, priorizar. Distintos expertos señalan la necesidad de dividir el trabajo en tres tipologías de prioridades, para lo que tienes que asumir que lo importante siempre va antes que lo urgente, porque esto último es un factor temporal, mientras que lo importante es un factor de objetivos empresariales.
 
Los tres criterios de prioridad son los siguientes: 
 
  • Establece los trabajos más importantes en la categoría A y dispón la mayoría de tu tiempo en ellas. 
    En la categoría B incluye las tareas que pueden aplazarse para más adelante o que puedes delegar, aunque sea en parte. 
  • Incluye en la categoría C trabajos rutinarios a los que dedicas mucho tiempo y que no sirven para alcanzar objetivos. 
 
Gestiona tu tiempo de tal modo que puedas gestionar las tareas clasificadas como prioritarias evitando, sobre todo, que otras personas o trabajos te distraigan.  La interrupción no sólo nos quita tiempo del que disponemos para realizar una tarea, en muchas ocasiones nos hace retroceder y tener que volver a retomarla no desde el punto en que lo dejamos sino casi desde el principio, pues hemos perdido el hilo.
 
Los jefes suelen fijar sus propias citas a lo largo del día en sus reuniones de negocios, entrevistas, encuentros o durante sus viajes. Por tanto, una buena coordinación entre tu jefe y tú es imprescindible.
 
Lo ideal sería que cada tarde, antes de finalizar el trabajo, dedicarais un tiempo a coordinar las citas y tareas del día siguiente. Si además también te encargas de coordinar las citas de otros compañeros o departamentos, necesitarás que haya una muy buena colaboración. Tienes   que concienciarlos y establecer algún sistema para que te avisen con tiempo suficiente de sus ausencias, viajes, vacaciones, etc.
 
Si acuerdas fechas con colaboradores externos, como hoteles, organizaciones,…, pide que te envíen confirmación por escrito. A veces también es necesario para reuniones internas de la empresa; si no puede pasar que alguien no acuda a la hora indicada o incluso que no se presente, porqué no entendió bien la hora o simplemente como no se lo habían comunicado por escrito no se lo tomó en serio.
 
Y para que nada falle y no haya ninguna posibilidad de error, será imprescindible que una vez programada:
  • Revises constantemente la agenda, sobre todo repasar las reuniones
  • Compares tu agenda con la de tu jefe
  • Compruebes la información interna y externa
  • Recuerdes a tu jefe con suficiente antelación las citas y prioridades.
Un gran ladrón de tiempo: las reuniones
 
Para minimizar el impacto de una reunión en nuestro ritmo de trabajo, el primer paso es diferenciar y clasificar las reuniones o citas en dos tipos:
 
Reuniones Flexibles: Entrarían en este grupo las reuniones o citas con plazos que podemos cambiar y adaptar, por ejemplo las reuniones, entrevistas, visitas, presentaciones, etc.                                 
 
Reuniones Fijas: Todas aquellas reuniones o citas con plazos fijos, tales como, los cumpleaños, fechas de pago, ferias, exposiciones, etc.
 
A pesar de esta clasificación estándar será importante tener en cuenta que en función de decisiones específicas o exigencias de la empresa un evento de tipo flexible podemos pasar a considerarlo como de plazo fijo.
 
Una vez hayas determinado de qué tipo de reunión se trata será muy importante que determines, en cualquiera de las citas, reuniones, etc. de la agenda, la respuesta a las siguientes preguntas:
  • ¿Cuándo?
  • ¿Dónde?
  • ¿Por qué?
  • ¿Cuánto tiempo?
De esta manera, sabiendo objetivos, medios, fecha, y duración, podrás planificarla, reservar sala, prever documentación etc. sin mayor problema y sin constantes cambios.
Como bien sabes, la fijación de una fecha para una reunión y la coordinación de la misma requieren una gran inversión de tiempo cuando son varios los asistentes.
 
Influyen muchos factores: intereses personales de cada participante, condiciones del lugar, medios de transporte, disponibilidad de calendario, etc. Cuantas más personas deban acudir a una reunión conjunta, más difícil es encontrar el día y la hora que más convenga a todos. Trabajar con una agenda electrónica compartida en la empresa ayuda mucho ya que en ellos quedan plasmados los días y horas ocupados por las diferentes personas de la empresa y los días todavía libres.
 
Además la agenda te avisa si sobrepones alguna cita. Si por el contrario planificas las con el sistema convencional te recomendamos la elaboración de una matriz de coincidencias.
 
Matriz para la coordinación de reuniones
 
Apunta en la matriz el nombre de los participantes en la reunión. Anota las citas que dichas personas ya tienen. Marca los días y horas en que debería celebrarse la reunión, De esta forma con una simple y rápida ojeada verás el día y hora más idóneo para celebrarla.
 
Muchos son los factores que influyen en la duración de una reunión: interrupciones, problemas adicionales, retraso en el inicio de la reunión,… Por tal motivo, es muy difícil establecer de forma exacta cuánto puede durar.
 
Sin embargo, existen varias reglas de oro que no debemos olvidar:
  • Conocer el orden del día de la reunión será imprescindible para concretar de forma aproximada su duración.
  • Programar siempre un amplio margen entre reuniones, nos evitará que una reunión se sobreponga a otra por alargarse una más de lo previsto.
  • Seleccionar las fechas más adecuadas para los participantes, para tu empresa y para ti.
Otros consejos:
  • Evitar la acumulación de citas en un mismo día
  • Dejar espacios en blanco en la Agenda
  • Coordinar la Agenda permanentemente con tu jefe
  • Establecer dentro de la Agenda prioridades
  • Conocer de todos los actos programados su finalidad
  • Disponer de información objetiva y completa de todos los colaboradores implicados.
  • Avisar con suficiente antelación a todos los participantes
  • Confirmar por escrito las citas acordadas oralmente
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