17 de Noviembre de 2017

La regla de los tres emails

Cuando hablamos de gestión del trabajo diario y productividad en las formaciones que organizamos, hay una referencia lógica a lo que llamamos ladrones del tiempo. Y nadie duda de que uno de los más importantes hoy en día es el uso del correo electrónico. Revisarlo continuamente hace que perdamos la concentración en las tareas que estamos acometiendo. Si además tenemos configurado el gestor de correo para que salte una alerta cada vez que recibimos uno, las interrupciones serán constantes y afectarán a la planificación de nuestra agenda, pues recibimos una media de 14 emails a la hora, según un estudio de la School of interactive Computing del Georgia Tech Institute.

Pero no sólo es un ladrón de tiempo, también puede ser un mal aliado de la comunicación empresarial, según Phil Simon. Este experto en tecnología y big data, es además ponente y autor de varios libros sobre management, entre ellos “Message not received”  (2015). En este último defiende que el correo electrónico no es en sí mismo un medio eficaz de comunicación.

El problema es que en el entorno empresarial se acostumbra a utilizar un lenguaje confuso, lleno de jerga, circunloquios… y el email puede perpetuar esta confusión dificultando la comunicación y por tanto el trabajo conjunto y la colaboración entre las personas y los departamentos. ¿Cómo?  Haciendo que la comunicación sea ineficaz.

Simon llama la atención sobre un hecho que suele darse en las empresas y en el que muchos nos reconocemos en alguna ocasión: las largas cadenas de emails entre varias personas, con copias a destinatarios múltiples, para tomar una decisión o debatir un asunto concreto. En la mayoría de ocasiones, tendemos a no solucionar por email el tema, sino que entramos en una sucesión de mensajes de los participantes, dando la opinión de cada uno, rebatiendo los argumentos que hace otro, añadiendo nuevos datos a los iniciales… Seguramente a tu jefe le suena esta situación, y posiblemente, si tú vas en copia de estos correos, o simplemente los gestionas para él, tampoco te es indiferente.

Esta sucesiva cadenas de mensajes no tiene un fácil final. Y así Simon explica cómo tomó una decisión personal para terminar con ello: la regla de los tres emails. Simon añadió a la firma de sus correos un mensaje simple pero efectivo: “Después de 3 emails, hablamos“, es decir, si algún asunto nos lleva a intercambiar 3 correos sin que hayamos tomado ninguna decisión al respecto o llegado a una solución, es hora de levantar el teléfono y hablar.

¿Qué te parece? ¿Mejoraría esto la comunicación en tu empresa? ¿Os ayudaría a ser más productivos? Si piensas que sí, quizás puedas implementarlo.

Susana Fernández
Directora de Formación
Topsecretaria

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