21 de Septiembre de 2015

La secretaria como relaciones públicas de la empresa

Las relaciones públicas son un elemento básico para que la empresa se asegure un buen lugar entre la competencia, ya que determinan la posición de la compañía en la vida pública y fijan las prestaciones que ofrece la empresa a la sociedad.

Estas prestaciones pueden ser, por ejemplo: patrocinio de acontecimientos deportivos, compromiso social, organización de actos culturales, patrocinios, etc. Sin embargo, normalmente se pasa por alto que la imagen exterior de una empresa también se define por actuaciones del día a día: una carta bien redactada, una conversación telefónica cordial, una negociación amistosa.

Tú también eres una relaciones públicas de tu empresa

Las relaciones públicas y con la prensa están vinculadas también a la imagen de la compañía. Las empresas grandes tienen un departamento para estas funciones. En las medianas y pequeñas empresas normalmente es la secretaria de dirección quien colabora en estas tareas.

La secretaria, de acuerdo con sus aptitudes comunicativas y con su obligación principal, representa a la empresa y es la persona apropiada para desempeñar las tareas de relaciones públicas.

¿Qué puedes hacer?

En muchas ocasiones tendrás que convencer a tus superiores de la conveniencia y utilidad de las relaciones públicas. Es interesante, que asesores a tus superiores, que les propongas ideas, en el marco de vuestras posibilidades, para trabajar conjuntamente en ello. Entre ellas pueden estar:

  • Modernización de la imagen de presentación de la empresa
  • Preparación de un “día de puertas abiertas”
  • Participación en actos de beneficencia, sociales, etc.
  • Creación de una revista interna o newsletter
  • Oferta de plazas en prácticas para estudiantes
  • Permisos a trabajadores especializados para cursos o tribunales examinadores
  • Mejora de las prestaciones sociales para los trabajadores

Salir en la prensa

También es interesante que la empresa y sus acciones se den a conocer a la sociedad a través de los medios de comunicación, no sólo en los de ámbito nacional, sino especialmente en los locales.

Suelen ser de interés para la prensa, sobre todo de ámbito local, informaciones como:

  • Publicación del resultado anual
  • Entrada de un pedido inusualmente grande
  • Ampliación de las instalaciones de producción
  • Incorporación de una nueva línea de productos
  • Abertura de una sucursal
  • Acuerdos de colaboración con otras empresas
  • Concesión de premios, jubilaciones, etc.

El trabajo de colaboración con los periodistas competentes será por tanto productivo si es continuado y no sólo se recurre a ellos en determinadas ocasiones. Para ello es muy importante tu función como relaciones públicas: haz una lista de los periodistas con el nombre, departamento, teléfono, fax y correo electrónico, y procura mantenerla siempre actualizada.

Aconseja a tus superiores invitar de vez en cuando a los periodistas más importantes para tu empresa a los actos que realicéis o reuniones de los cargos directivos, con la finalidad de fortalecer el contacto personal.

Aprender a hacer notas de prensa

Los acontecimientos importantes de tu empresa debes comunicarlos a la prensa por medio de comunicados de prensa o noticias de prensa. El contenido y el formato deben tener unas características especiales si quieres conseguir que sean publicados. Por tanto, sigue estos consejos:

  • Redacta la nota de prensa de forma clara y concisa.
  • La información debe contener respuesta a estas preguntas: quién, cuándo, dónde, qué, por qué, qué consecuencias.
  • Los datos han de ser reales y fácilmente verificables.
  • Redacta la noticia teniendo en cuenta qué interesa al receptor.
  • Evita que el texto sea publicitario.

Respecto a la imagen, el aspecto de la nota de prensa, ten en cuenta que:

  • Debe tener siempre el mismo diseño y estar titulada como comunicado de prensa.
  • El nombre y el teléfono de la persona de contacto de la empresa siempre deben de estar en el mismo sitio.
  • El comunicado de prensa debe dirigirse a la redacción competente en el tema, eventualmente a más de una, y si es posible a nombre del periodista.
  • El título debe despertar de inmediato el interés del periodista.
  • El texto debe escribirse con un interlineado de 1,5 líneas y dejando un amplio margen a los lados.
  • Es conveniente incluir material gráfico y fotografías.
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