24 de Abril de 2015

La vida de un documento

En plena era digital seguimos acumulando documentos y archivos que, en realidad, no nos son tan necesarios, o bien porque guardan información obsoleta o bien porque disponemos de esa misma información en otro lugar o por duplicado. Conocer cuándo un documento, en papel pero también en formato digital, ya no nos sirve, es básico para poder llevar a cabo una buena gestión del archivo. Conocer, en definitiva, las fases por las que atraviesa cualquier documento nos ayudará sin duda a saber cuándo y qué hay que guardar, por un lado, y de qué hay que deshacerse, por otro. Veámoslo.

 

Fases del documento

Se distinguen tres edades o estados en el ciclo de un documento:

  • La primera fase es la de circulación y tramitación de los documentos. Es la fase de gestión. El documento está cerca de los empleados, en sus mesas, archivos…  a mano. En esta fase los documentos se agrupan por departamentos y en cada departamento por sus secciones correspondientes.
  • En la segunda fase, el procedimiento o la acción a la que se refiere el documento  ya está resuelto pero puede servir de consulta o sigue generando derechos u obligaciones aún no prescritas, sobre todo en aquellos documentos que tienen una perspectiva legal o jurídica (contratos y acuerdos, cartas de compromiso, certificados, recibís…)
  • La tercera fase es aquel estadio en el que el documento tiene un valor exclusivamente de consulta o investigación. Su archivo y conservación será definitivo. Pasan al archivo histórico en caso de que sea necesaria su conservación. Si es un documento obsoleto, o ya ha prescrito su validez como tal, debe destruirse.

 Ubicar cada uno de los documentos o archivos que pasan por nuestras manos en una de estas fases, nos hará ver si es necesario ya conservarlo o, por el contrario, una vez cumplido su objetivo, puede (y debe) ser eliminado del sistema.

A continuación hemos preparado un cuadro explicativo que puede ayudarte en tu decisión acerca de dónde ubicar tus documentos.

 

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