2 de Junio de 2016

¿Por qué el protocolo es importante?

El concepto de protocolo es un término con el que, quieras o no, tendrás que familiarizarte. Sobre todo, por que consciente o inconscientemente, lo aplicarás a diario en tu entorno, tanto laboral como social.

Quizás pienses que tú no, que tu empresa tiene 6 empleados, que en tu compañía no se recibe a gente importante ni se realizan grandes eventos. O quizás eres consciente de su importancia, aunque desconoces su correcta aplicación, te dejas llevar por tu instinto y actúas como buenamente puedes.

Sin embargo, ese “como buenamente puedes” no suele corresponderse con un “como buenamente se debe”. Esto queda más evidenciado cuando te encuentras ante un interlocutor que conoce perfectamente el trato que se le debe ofrecer. Si no lo recibe, probablemente se ofenda y, lo peor de todo, es que tú no serás consciente de ello. Contrariamente a lo que puedas pensar, la peor ofensa no es la intencionada (ésta es subsanable desde el momento en que podemos pedir disculpas y retractarnos), la peor ofensa, la que no se puede enmendar, es la no intencionada precisamente por la ignorancia de su existencia.

Si persistes en tu opinión de que no vas a aplicar el protocolo en tu ámbito laboral, probablemente no te hayas planteado que el protocolo no consiste únicamente en extender grandes alfombras rojas para que desfilen Comitivas Reales u organizar monumentales eventos de 3.000 asistentes.

El protocolo empresarial son normas de conducta que debes observar diariamente cuando trates con tus interlocutores, es decir, tu superior, las visitas, tus compañeros de trabajo; cuando descuelgues el teléfono o cuando, simplemente, acompañes a una visita hasta la puerta de un despacho. Porque…¿Sabes la forma correcta de proceder en estos casos? ¿Alguien en tu empresa te ha explicado cómo? ¿Conoces el código de conducta empresarial en su organización o simplemente aplicas el sentido común?

Hoy en día estamos asistiendo a un cambio global en la función y en la imagen tradicional de la secretaria. Eres una pieza clave e indispensable dentro del ámbito laboral, el principal apoyo de su gestión directiva. El ejecutivo espera que manejes a la perfección las herramientas de trabajo, que archives y recuperes datos al instante, que gestiones bien tu tiempo, que lleves su agenda, pero también que manejes una serie de habilidades sociales que normalmente él desconoce y que, sabedor de su carencia, busca suplirlas en ti.

Por esto, también espera que, en su nombre, dispenses un trato correcto a los clientes, que organices eficazmente viajes de negocios, reuniones de trabajo, comidas de empresa, negociaciones; que agasajes a los clientes; que organices eventos (montaje de mesas presidenciales, ordenación de invitados, envío de invitaciones, etc.), que sepas cuándo y a quién ofrecer regalos corporativos, … Debes abordar de forma correcta estas tareas que antaño extralimitaban las funciones puramente secretariales. Hoy debes asumirlas como funciones propias, ya que esto será lo que diferencie a una profesional de la que no lo es.

Por todo ello, el conocimiento de unas determinadas técnicas y pautas de conducta para que puedas desenvolverte en tu entorno laboral son indispensables si quieres que te consideren como lo que eres: una auténtica y eficaz profesional.

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