15 de Mayo de 2015

¿Qué se espera hoy de una secretaria de dirección?

Las secretarias han roto muchos tópicos. Hoy en día el mundo empresarial, complejo, rápido y globalizado, no podría ser eficaz sin el trabajo de las secretarias. Muchos directivos optan por delegar una parte de sus responsabilidades ejecutivas a la secretaria, a la que todo directivo que se precie considera una auténtica colaboradora.

Quedan ya muy lejos los trabajos mecanizados, las funciones de auxiliar administrativo o de chica de los recados. La secretaria es cada vez más reconocida y valorada y se ha convertido en una figura intermedia entre dirección y ejecución. Por este motivo, la secretaria ha de estar bien preparada para poder asumir responsabilidades y colaborar con el directivo/a en la carga de la dirección.

¿Qué se espera hoy en día de una secretaria de dirección?

  • Iniciativa a la hora de sugerir recursos y de ejecutar acciones.

¿Qué hay peor para un ejecutivo/a que tener que dar órdenes a una colaboradora que se queda con los brazos cruzados?
Una buena secretaria nunca debe esperar a que le digan lo que tiene que hacer.

  • Discreción tanto en el manejo de la información confidencial, como en las relaciones con los compañeros. No hay peor secretaria que la que “murmura” de sus jefes o de sus compañeros. La discreción es una de las bases para obtener la confianza de directivos y colaboradores.
  • Disponibilidad. Puede darse el caso de que la empresa precise de los servicios de la secretaria en cualquier momento del día para llevar adelante un proyecto. Por eso, en muchos casos, se le exigirá disponibilidad absoluta, aunque estas exigencias dependen del perfil de secretaria del que se trate o del nivel de responsabilidades que asuma.
  •  Saber estar. La secretaria representa en todo momento a la empresa. En la mayoría de ocasiones los clientes potenciales reciben la primera imagen de la compañía a través de la secretaria. Es importante, por tanto, que sepa manejarse con amabilidad y simpatía, tanto con el público externo, como en las relaciones internas, lo que se denomina cliente interno. En este aspecto es esencial tener una imagen cuidada e impecable.
  • Capacidad de escucha y de comunicación. Si hemos dicho que la figura de la secretaria se ha perfilado como filtro entre directivos y las relaciones empresariales tanto internas como externas, la secretaria debe saber “escuchar” tanto a compañeros como a clientes recogiendo sus quejas y transmitiéndoselas a sus superiores.
  • Tranquilidad y paciencia. Sin ninguna duda una oficina puede convertirse en un volcán de trabajo y de estrés, la secretaria debe asumirlo como parte de su cometido, procurando mantener la calma en todo momento y calmar también a clientes y ejecutivos que en ocasiones pueden ser fuente de conflicto. 
  • Espíritu de servicio en el sentido de que la secretaria ha de tener muy claro cuál es su rol dentro de la empresa. Debe aceptar que su papel es el de colaborar con un directivo. Por ello es muy positivo que una secretaria intente ser útil en cada momento.

 ¿Qué materias debe dominar?

En cuanto a la formación, ésta no puede limitarse a meros conocimientos teóricos, sino que se debe dar prioridad a una formación que incluya aquellas materias que tengan una aplicación inmediata en el mundo laboral. No podemos olvidar que la secretaria es una ayudante de dirección con conocimientos propios de un directivo.

En este sentido es muy importante dominar los programas informáticos que se utilicen en la empresa así como las nuevas tecnologías y las técnicas secretariales.

En cuanto a idiomas, es esencial el dominio de dos o más idiomas, con prioridad del inglés de negocios.

Para una buena profesional del secretariado es de vital importancia conocer la cultura de empresa, es decir, todos los conocimientos que permiten tener una visión global de la empresa y que facilitan el acceso a cualquier sector de la actividad empresarial, entre los que se encuentran conocimientos de economía y política de empresa.

De esta manera, la profesional podrá conocer la estructura y el funcionamiento de sus relaciones con el entorno, así como todo lo referente a la toma de decisiones que un directivo/a puede delegar en su Ayudante de dirección. Sin olvidar la importancia que reviste en el perfil de una secretaria manejar aspectos como protocolo y relaciones públicas, psicología, recursos humanos y marketing.

Ser y tener vocación de secretaria consiste en ser consciente de la importancia que su rol tiene en el desarrollo empresarial. En la actualidad, la mayoría de directivos/vas valoran muy positivamente contar con una buena colaboradora, aunque el entorno no siempre lo valore.

Y tú, ¿cómo ves la profesión actualmente? ¿Crees que hay otras materias y cualidades que se deberían tener en cuenta?

 

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Comentarios publicados...

Hola¡¡ Estoy de acuerdo con todos los puntos refiriéndome a lo que se espera de una secretaria, pero creo que nuestro gremio esos puntos los tienen más que superados a no ser que estés empezando. Es cierto lo de los idiomas es importantísimo y yo soy una que debo mejorarlo. Pero por mí experiencia en una multinacional una secretaria es mucho más que eso, llevamos eventos, atención al cliente, equipo etc…….Creo que muchas de nosotras leemos la mente la mente de nuestros jefes y nos adelantamos a lo que nos van a pedir, tenemos empatía , asertividad , inteligencia emocional , sabemos estar en todo momento y solucionar cualquier imprevisto.
Todo esto creo que va más lejos estamos viviendo una época que todo va demasiado deprisa y tenemos que estar siempre reciclándonos . A lo mejor está mal decirlo pero aunque se dice que nadie es indispensable somos una piezas más importantes en cualquier empresa y realmente lo hemos trabajado muy duro.

Publicado por Maria Teresa Viera el 2 Julio, 2015

Muy buena recopilación de conocimientos y actitudes. Yo creo que esta evolución de responsabilidades ha sido posible gracias a las nuevas tecnologías, que han facilitado mucho los “trabajos mecanizados” que todavía ocupan una parte de la jornada (gestión del material de oficina, organización de viajes, atención de mensajería,,…).
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Publicado por Lucia Sanchez el 15 Mayo, 2015