27 de Marzo de 2015

¿Qué tener en cuenta a la hora de planificar nuestras tareas?

 

Una de las habilidades que más nos interesa desarrollar en el ámbito empresarial actual es saber organizar, planificar y gestionar de forma eficiente el trabajo y el tiempo.

Planificar es una herramienta tan esencial que si nos limitamos a planificar de memoria corremos el riesgo de recordar las cosas, sí, pero fuera de tiempo o de contexto, y ello sin contar con la posibilidad de no recordarlas en absoluto.

En cuanto al tiempo, se debe partir de la premisa de que la gestión del tiempo tiene que ver con hábitos, comportamientos y actitudes personales, y además de:

  • Una misma. Aquí se incluyen todos aquellos hábitos que congestionan la administración del propio tiempo.
  • De los demás, en el sentido de que mucho de nuestro trabajo depende del trabajo de otras personas, con lo cual una buena gestión del tiempo se convierte en una cuestión de conjunto, de departamento, etc.
  • De los medios de los que disponemos y de la formación que tenemos. La falta de medios, de métodos de trabajo, de estructura, puede convertirse en una dificultad muy importante en el momento de administrar nuestro tiempo.

Planificar tiempo y tareas se ha de convertir en un trabajo diario, y lo que debemos tener en cuenta en todo momento es:

  • Determinar ¿qué es lo urgente? Es decir cuáles son esas tareas que no se pueden dejar para más tarde, o que han de hacerse en un momento específico, porque has acordado hacerlo con otras personas, porque se trata de un asunto inesperado que requiere una rápida solución, porque hay una razón de tiempo para esa tarea, etc. Hay que tener en cuenta el hecho de que una tarea sea urgente, no significa que sea automáticamente la más importante.
  • Determinar ¿qué es lo importante?: son las tareas que tú y el equipo de trabajo habéis determinado como importantes para mantener el orden diario en vuestro trabajo, pero que pueden ser postergadas en caso de que se presentara un trabajo urgente. Una tarea importante sería por ejemplo la actividad de recoger, registrar y archivar el correo diario.
  • Tener en cuenta los imprevistos, se trata de todo aquello que puede ocurrir que altera tu plan de trabajo diario. Por eso en el momento de planificar es básico dejar colchones de tiempo suficientes para hacer frente a imprevistos, de tal forma que nuestra planificación sea flexible, no sólo para que todo esté terminado a su tiempo, sino para poder ser modificado en caso de que así lo exijan las circunstancias.

Ahí van algunas ideas para planificar y gestionar el tiempo de forma eficaz:

 Lleva una sola agenda, haz una lista de actividades y ordénales de acuerdo con las prioridades y haz caso a esas prioridades, revisa la lista cada mañana, anota siempre días y horas bloqueadas para reuniones, viajes, etc. 

  1. Sé muy realista porque programar más actividades de las que puedes hacer crea frustración.
  2. Reserva espacios de tiempo para preparar reuniones, avanzar proyectos, etc.
  3. Anota todo lo que has hecho y no tenías previsto, así podrás tomar conciencia de cómo utilizas tu tiempo.
  4. Acuérdate de trasladar cualquier tarea que no hayas hecho en su momento a otro momento que te sea más apropiado.
  5. Utiliza planificaciones visuales si te resultan positivas para tu trabajo.
  6. Aprende a “decir no”, con tranquilidad, cuando sea necesario.
  7. Aprende a concentrarte.

Una tarea requiere un tiempo que irá creciendo cada vez que la interrumpamos y la reanudemos. Uno de los métodos más sencillos de utilizar el tiempo de forma eficaz es concentrar tareas similares en un mismo momento, por ejemplo ahora devuelvo llamadas, ahora archivo documentación, etc.

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