22 de Marzo de 2017

¿Sabe tu jefe recibir una visita correctamente?

Recibir una visita en el despacho es una ocasión excepcional para mostrar nuestra mejor imagen y aplicar las normas de cortesía empresarial que se esperan de nosotros como asistentes de dirección. Pero es muy importante también saber qué reglas establece la propia empresa, y sobre todo, consensuar con el directivo al que damos soporte cuál va a ser nuestra actuación en estos casos.

Piénsalo por un momento: no hay nada más desastroso que tú te esfuerces por llevar a cabo este cometido de manera impecable si luego la actuación de tu jefe echa por tierra la buena imagen conseguida, o viceversa. Éste es, por tanto y como muchos otros, un auténtico trabajo de equipo entre el directivo y la secretaria.

¿Qué hay que tener en cuenta?

  • La secretaria será la primera persona que reciba a la visita, por tanto, es muy importante su actuación en lo relativo a la primera imagen de la empresa (y del jefe). La forma en que recibamos a nuestro interlocutor será determinante en la percepción que éste tenga de la compañía.
  • La acogida debe ser amable: saludar con un “buenos días, encantada/os de recibirle” y una sonrisa es fundamental como cortesía. Para saludar, estrechar la mano de nuestra visita, recuerda que el beso social debería estar desterrado de las relaciones laborales, excepto en aquellos casos de amistad o cercanía que así lo justificaran más allá del entorno laboral.
  • Recuerda que ante la secretaria, el cliente siempre toma la iniciativa a la hora de estrechar la mano.
  • Mantener contacto visual con el cliente, mirarlo a los ojos mientras saludamos y hablamos con él, eso sí, cuidando de no ser inquisitivos ni retadores. Ojo al lenguaje no verbal.
  • Hay que anunciar la visita al jefe. Si nos avisan desde recepción, éste será el momento indicado, dándole tiempo al directivo para que se prepare mientras la visita llegue al despacho. Una vez ésta ha llegado, anunciarla a nuestro jefe y hacerla pasar a su indicación.
  • Que la secretaria salga a recibir a la visita a la recepción de la planta, o incluso de la empresa, será expresión de la mayor  cortesía por su parte. Que lo haga el directivo es todavía más apreciado. Siempre recordar que quien recibe, ha de despedir en todo caso.
  • Nunca debe estrecharse la mano con una mesa de por medio. Lo correcto es que uno se levante, rodee la mesa que hace de separación entre nosotros y la visita, y acto seguido extendamos la mano para realizar  el saludo. Hay una excepción a esta regla general y es muy concreta: una ceremonia de entrega de premios.
  • Si tu jefe no conoce a la visita por tratarse de una primera vez, lo correcto es que tú realices las presentaciones conforme a las reglas aplicables a las mismas (en general, el de menos es presentado al de más categoría).
  • Será el directivo, en tanto que es el anfitrión, quién debe indicar a la visita dónde debe sentarse.
  • Como regla general en un primer momento hay que tratar siempre a las visitas de “usted”, también en el caso de tu jefe si se trata de una primera visita. Sin embargo, una vez iniciada la conversación, y si al directivo le interesa crear un ambiente más distendido, puede preguntar a su interlocutor si le importa que pasen a tutearse. Al anfitrión corresponde tomar la iniciativa. En relación a esto conviene recordar que no debe tutearse a los superiores en presencia de otras personas ajenas a la empresa.
  • Otro detalle importante, sobre todo en verano y épocas de calor  el directivo puede quitarse la chaqueta e incluso aflojarse el nudo de corbata, pero al recibir a una visita lo correcto es  hacerlo siempre con la chaqueta del traje puesta y perfectamente vestido.

¿Tienes alguna anécdota en la recepción de visitas? ¿Aplicáis tú y tu directivo las reglas de cortesía? ¡Explícanoslo! #tuopiniónnosimporta

Susana Fernández

 

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