22 de Junio de 2017

Ser la mano derecha del jefe: la adaptación al directivo

Una secretaria eficiente tiene que sacarle trabajo a su jefe, tomar decisiones, cribar la información, en definitiva, ser su mano derecha. Y para serlo sus competencias básicas tienen que estar bien claras. Sobre esta idea crucial versa parte del primer módulo de nuestro máster presencial, pensado para optimizar las competencias y habilidades de una secretaria de dirección y al que las mejores empresas han enviado ya a sus secretarias para lograr la excelencia profesional.

Como dice Elisa del Pino, directora académica del máster, la secretaria de hoy en día está más formada. A los conocimientos de informática y lo que hemos llamado habilidades digitales, hay que añadir el dominio de más de un idioma, habilidades de gestión, además de técnicas de comunicación, de superación de conflictos e, incluso, formación específica sobre management en la empresa.

Pero además de todos estos conocimientos, se requiere capacidad para adaptarse a las necesidades de su superior y, sobre todo, a su personalidad. Esto sin olvidar sus habilidades de gestión del tiempo.

Una buena colaboración sólo puede conseguirse si se logra la completa adaptación a las necesidades del superior. Esto significa que la secretaria ha de distinguir y analizar las prioridades, además de trabajar codo con codo con su responsable directo.

Por muy correcta que sea toda relación laboral siempre hay particularidades del jefe que te obligan a armarte de paciencia y a utilizar más que nunca tus capacidades de gestión y tus habilidades diplomáticas. Hemos recogido unas cuantas que seguramente te sean muy familiares:

  • El jefe cambia de opinión.Tú más que nadie sabes que puede ocurrir. Plantéate que muchas veces este cambio no es responsabilidad de tu jefe. En ocasiones depende de las circunstancias de la empresa o de la urgencia a la hora de realizar algo. En este sentido, para comprender y ofrecer ayuda efectiva ante el cambio y sus consecuencias, es muy útil el diálogo y, sobre todo, saber reaccionar ante los cambios con proactividad y actitud positiva.
  • La presión y el estrés. Los jefes están presionados por los objetivos, por la competencia, etc. Por mucho que lo intentes, tu jefe no se relajará. De ahí que sea muy importante que tú seas su contrapunto. Intenta transmitir tranquilidad.
  • Críticas frecuentes, elogios escasos. Esta situación de estrés en la que normalmente se desarrolla el mundo laboral lleva al jefe antes a las críticas que al elogio. Además, ten en cuenta que la crítica se produce, normalmente por un error que evita el correcto trabajo en la empresa. Entiende las críticas y, si te lo mereces, halágate a ti misma.
  • Trato autoritario. Este es un problema que sólo se puede solucionar poco a poco. Es importante que te adaptes a su modo de trabajar. Hay personas que entienden la autoridad como el modo de hacerse respetar. En ocasiones es conveniente que haya una conversación en la que se exponga este problema y se sienten las bases para solucionarlo.
  • El rey del caos. Aunque te cueste entenderlo, no intentes que tu jefe sea ordenado. Será imposible y, aunque parezca mentira, la persona desordenada también es ordenada dentro de su desorden. Esto te obligará a ser más precavida que nunca, guardar copia de todo y, sobre todo, a buscar un montón de cosas. Acéptalo como algo normal y te evitarás muchos dolores de cabeza.
  • El perfeccionismo. El jefe perfeccionista es extremadamente exagerado, lo que te obligará a ser tú más perfeccionista que él. Deberás acordarte o anotar todos los detalles, todo sobre las reuniones, llevar a cabo su tareas puntual y exactamente, etc.
  • Aunque la relación con tu jefe no plantee ninguno de estos inconvenientes seguro que sí que te encuentras que tu responsable directo está siempre muy ocupado. Por ello es imprescindible que:
    • Planifiquéis y acordéis las fechas de citas o reuniones
    • Revises su correo postal y sus e-mails
    • Estés informada de todo

Si nunca lo encuentras en su sitio y es complicado coincidir para despachar los temas con él, déjale notas encima de la mesa en las que incluyas las contestaciones sí o no. De este modo marcará la correspondiente. O si no, mejor aún, proponle en este papel las posibles soluciones para que decida la mejor.

¿Qué dificultades has encontrado tú? ¿Qué soluciones estableciste para mejorar tu forma de trabajo? Te animamos a compartir tu experiencia para sumar conocimiento para todos, con tus comentarios.

 

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