7 de Marzo de 2016

Tratar a los clientes con acierto: hoteles y restaurantes

 

Una de las claves del éxito de cualquier relación comercial es una buena atención al cliente que, además en muchas ocasiones  son invitados de nuestro directivo o nuestra empresa. Aunque no se pueda cuantificar cuánta parte de este éxito es consecuencia de tu propios méritos, cualquier jefe sabe que es así (o debería saberlo). El trato que reciben las visitas define el estilo de la empresa y condiciona la opinión que la empresa visitante.

La planificación y la organización del encuentro debe cuidarse hasta el último detalle y tú has de adoptar la función de anfitriona, lo mismo que tu directivo, a quien representas siempre. Y como tal, debes concretar con tu jefe la planificación. Debe orientarte sobre el estilo del encuentro, los costes aproximados con los que cuenta la compañía para el mismo, quién abonará la factura, etc.

Una vez aclarados estos puntos y, en caso pertinente, deberás reservar habitaciones en un hotel adecuado, escoger el restaurante para la comida o la cena o, incluso, programar alguna actividad nocturna.

 

La selección del hotel

La elección del hotel está condicionada por la posición y el rango de la visita e, incluso, por los deseos personales del invitado. Si desconoces alguna información o matiz, puedes contactar con la secretaria del partner, proponiéndole varias opciones en las que indiques el precio, sobre todo si es la otra empresa la que se haga cargo de los gastos.

Es conveniente que las reservas de las habitaciones las hagas por escrito o que pidas la confirmación de las mismas por escrito. También es mejor que, si la visita llega más tarde de lo previsto, lo comentes en el hotel.

Si el invitado es  de especial relevancia, siempre queda muy bien un gesto amable en la habitación del hotel, que puede ser desde un saludo de bienvenida hasta una botella de vino, si este regalo resulta adecuado en esas circunstancias, un ramo de flores o un libro sobre la ciudad, siempre acompañados por la firma personal del jefe. y su bienvenida a la ciudad.

 

La selección del restaurante

También es muy importante la elección del restaurante adecuado al que llevar al invitado. Dependerá de la ocasión que origina el encuentro, el tiempo disponible y la posición y el rango de los invitados.

Ten en cuenta que los invitados extranjeros aprecian los restaurantes con un aire típico de la ciudad o el país en el que se encuentran.

Siempre que puedas, es conveniente que supervises la estancia donde va a celebrarse la comida, sobre todo si van a ser varios los comensales, ya que debe ser cómoda y responder a las necesidades de la reunión prevista.

Sobre la disyuntiva de si se come a la carta o un menú preestablecido, lo más normal es que, a partir de 10 personas, se organice un menú, mientras que si son menos, la elección puede ser a la carta.

En caso de que tengas que gestionar un menú, por razones de tiempo, es mejor que lo selecciones previamente. Puedes pedir al restaurante su carta, tanto de menú como de vinos, y escogerlos con la opinión de tu jefe. De nuevo, la planificación es importante.

Cuando la visita es de otro país, conviene que te informes previamente de los gustos de los comensales, sobre todo si sus culturas son diferentes. Por ejemplo, los musulmanes no beben alcohol ni comen carne porcina, los israelíes creyentes esperan que la comida servida esté preparada según el rito judío, a los chinos no les gusta ni el queso, ni la ensalada, etc.

Nunca está de más, sobre todo para evitar situaciones embarazosas, que acuerdes previamente con el restaurante la forma de pago y el momento de pago (después de la comida, el restaurante envía factura, etc.).

Tampoco olvides organizar, ya sea con vehículos de la empresa, alquilados o taxis, los medios de transporte para que los invitados lleguen con puntualidad a la comida, si es necesario prever esta contingencia.

 

¿Quieres sabes más sobre el trato a los clientes en la empresa?

Consulta el programa de nuestro Máster course en Protocolo de empresa y organización de eventos y fórmate en esta materia, con una programa específico para Secretarias de Dirección, que tiene en cuenta tu perfil y tus necesidades concretas.

tallergestiondeviajesdeempresa

¡Para participar es necesario registrarse!
¿No estás registrad@?