25 de Septiembre de 2020

Trucos para presentar la información de manera más clara en un informe

Cuando redactamos un informe, comercial o de otro tipo, solemos fijarnos mucho en su contenido, en los datos que debemos incluir, en los que deben aparecer más destacados, en si la estructura es correcta y contiene los apartados necesarios, … Pero ¿no fijamos en la forma en que presentamos los datos de forma que sea menos farragoso para el lector acceder a la información que contiene?

Un informe no suele ser dinámico como texto, sino denso, completo, lleno de cifras, datos y números y especificaciones técnicas. Así, cualquier acción destinada a mejorar la percepción de todos estos datos, será agradecida por el lector.

Ello implica tener en cuenta algunos consejos como los siguientes:

  • Diferenciar claramente la estructura de cada una de las partes del informe, utilizando la opción de títulos, subtítulos, etc.
  • Aunque parezca muy obvio, no olvidar manejarse con un índice por el documento. Debe contener el total de páginas y dónde comienza cada uno de los apartados del mismo.
  • Atención al tipo y tamaño de la letra. Según el tipo elegido, la legibilidad y la visibilidad del contenido será mayor o menor. En general las tipografías serif o con serifa ( Times New Roman por ejemplo) se utilizan para materiales impresos, mientras que para lecturas en pantalla se acostumbra a utilizar tipografías sans serif o sin serifa (Arial o Verdana). La serifa es un pequeño adorno o remate que algunas tipografías incluyen en cada uno de los caracteres. En cuanto al tamaño, se recomienda utilizar un 11 o un 12 para que los textos sean legibles.
  • Prestar atención a los espacios, dejar que los párrafos y los textos se estructuren en bloques de contenido y “respiren”, lo que incluye también la atención a los márgenes y sangrías en caso de que quieras utilizarlas.
  • Otra opción para facilitar la lectura es utilizar listados en el diseño. Es decir, si has de enumerar supuestos o ejemplos, utiliza viñetas o listas numeradas para que visualmente aparezcan estructuradas a modo de enumeración. En un procesador de textos podemos escoger distintas opciones y jugar con los márgenes adicionales y los espaciados para facilitar la lectura.
  • Enfatizar la información relevante, con negritas en palabras destacadas, por ejemplo, puede ayudar a localizar información, cursivas, colores, etc. Cuidado por otro lado, con abusar de estos efectos, porque podemos empeorar la lectura en lugar de mejorarla.
  • Crear párrafos cortos. Recuerda siempre que cada párrafo debe transmitir una única idea y que no debe abusarse de las subordinadas. En este tipo de textos también sirve la máxima de redacción general: brevedad, concisión y claridad en la exposición de ideas.
  • Incluye imágenes explicativas y gráficos para presentar datos, tendencias, etc. Eso facilitará que la información llegue mejor al destinatario.

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