24 de Noviembre de 2016

La formación de las secretarias ¿Asunto pendiente?

El mejor activo de una empresa es su personal.

Porque detrás de cualquier proceso productivo, detrás de cualquier servicio, están las personas. En una era donde las máquinas lo dominan todo, hemos de concienciarnos de que las personas son importantes. Mucho más cuando son personas que tratan con personas. La atención al cliente, el agasajo de nuestros invitados, la recepción de visitas de los directivos de una empresa, la colaboración entre departamentos y la comunicación entre los distintos estamentos de una empresa, son algunas de las tareas donde una secretaria es imprescindible (por citar sólo algunas).

 

Un directivo no es nada o casi nada, sin su secretaria.

Directivo-secretaria es un tándem perfecto, o debería serlo. La empresa española debería tomar nota de que esta premisa no se hace realidad porque sí. Precisa de un trabajo adicional detrás, un esfuerzo personal de adecuación y entendimiento, que haga posible que una secretaria pueda cumplir con todas aquellas tareas que le permiten ser el brazo derecho de su jefe. Y la clave, como para todos los estamentos profesionales, es la formación de un colectivo al que se le exige mucho dentro de cualquier empresa. Pero mientras pocas empresas se cuestionan la formación para sus directivos, si hay empresas que todavía se cuestionan la formación para sus secretarias.

Casi la totalidad de los directivos se muestran de acuerdo en que sus secretarias reciban formación complementaria en nuevas materias, a fin de mejorar sus habilidades profesionales y personales. No hemos de olvidar que una secretaria no sólo se dedica a tareas puramente administrativas (archivo, coordinación de agendas, redacción de documentos, etc.) sino que debe desarrollar sus habilidades interpersonales por cuanto es el nexo de unión entre su jefe y el resto de empleados de la empresa, clientes, visitas, otros directivos, etc. La formación específica en estas nuevas áreas les permite aportar nuevo valor añadido, no sólo a su directivo, sino también a su empresa.

La primera en cuestionar si recibe o no suficiente formación e información para poder realizar su trabajo en condiciones óptimas debería ser la propia secretaria. “El éxito laboral de una secretaria –como dice Elisa del Pino – referente en la profesión y durante muchos años presidenta de FENAS (Federación Española Nacional de Asociaciones de Secretariado)- estará siempre condicionado a las aptitudes y actitudes con que se acometa en el desempleo profesional”. Y si a una secretaria actual se le exige, entre otras muchas cosas, proactividad e iniciativa para acometer las variadas tareas que se le encomiendan, debe concienciarse también de aplicar esa iniciativa al desarrollo de su propia carrera profesional.

Pero no todo radica en la Secretaria: el objetivo de las empresas es contar con capital humano motivado y para conseguir este objetivo la empresa debe interesarse por este colectivo y asumir un compromiso de facilitarle el acceso a las herramientas y técnicas necesarias para el desempeño óptimo de sus funciones. Y la clave está en la formación.

Nuestra propia experiencia en el departamento de formación nos ha ratificado en innumerables ocasiones este principio: muchas empresas nos plantean su idea de dar cobertura a la formación para este colectivo, pero la realidad es que no saben por dónde empezar; no tienen claro en qué necesitan reciclarse sus secretarias, no reciben ninguna petición global que les indique un camino a seguir y se sienten desorientadas. El resultado: una acción formativa que se pospone indefinidamente.

Por el contrario, en aquellas empresas donde las secretarias trasladan a la empresa su inquietud por formarse, el departamento de recursos humanos dispone de un punto de partida y un apoyo para conocer las necesidades de este colectivo, consiguiéndose desarrollar una formación específica y acertada, con una aplicación directa en el día a día laboral y un alto grado de satisfacción por las personas formadas.

Desde aquí os animamos a plantear vuestras necesidades de formación en vuestra empresa, porque cada vez más son conscientes de que invertir en la formación de sus empleados es invertir en un futuro mejor y más productivo.

Susana Fernández
Directora de Formación
Topsecretaria

 

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